La sobrecarga de información destruye la colaboración en equipo: formas de solucionarlo

En nuestro mundo interconectado, grandes cantidades de información se arremolinan. El lugar de trabajo no es una excepción. Varios proyectos se ejecutan al mismo tiempo, los departamentos trabajan juntos y se procesan los datos de los clientes. Hoy hablaremos sobre la sobrecarga de información destruye la colaboración en equipo.

Con tantos datos y comunicaciones, puede ser difícil saber qué es lo más importante y qué se debe hacer primero. Como resultado, la productividad individual cae y el trabajo en equipo se arrastra con ella. Algunos estudios estiman que hasta un 25 por ciento de la jornada laboral puede perderse por el cambio constante entre el trabajo y el consumo de información.

Cuando cada miembro del equipo está sobrecargado de conocimiento, puede faltar el enfoque y la productividad. Los proyectos tardan más en completarse, pueden ocurrir más errores y malas decisiones.

Afortunadamente, la sobrecarga de información se puede manejar. Esto permite que los equipos de trabajo sean más eficientes.

4 maneras de reducir la sobrecarga de información

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Hay cosas que puede hacer en su organización para reducir el abrumador intercambio de información entre los empleados. Aquí hay cuatro formas en que puede reducir la sobrecarga de información en su lugar de trabajo y, en última instancia, mejorar la colaboración en equipo.

Usar software de comunicación

Puede optimizar la comunicación en el lugar de trabajo configurando herramientas de software que sean comunes para todos los miembros del equipo. Los empleados no deberían tener que iniciar sesión en un programa para hablar con un compañero de trabajo y luego usar un programa diferente para hablar con otro compañero de trabajo.

Verificar múltiples métodos de comunicación puede ser confuso. Es posible que sus empleados no recuerden dónde se almacena cierta información. Además, es difícil comunicarse con varios empleados a través de múltiples plataformas de mensajería. Si no hay un solo canal, es posible que la información deba repetirse varias veces a través de múltiples canales.

El uso de un mensajero comercial como Chanty puede reducir el ruido de múltiples fuentes de información. Todos los miembros del equipo pueden usar el software, lo que facilita que los equipos se conecten en un solo lugar. No más búsquedas a través de múltiples canales de comunicación. Los empleados pueden compartir archivos en Messenger. Y hay un historial de mensajes ilimitado, por lo que los equipos no tienen que preocuparse por perder cosas importantes.

Sea claro acerca de lo que espera de cómo sus empleados utilizarán los medios de comunicación. Si no desea que se realicen chats cara a cara en las principales plataformas de mensajería de trabajo, hágaselo saber. O si los empleados usan otra plataforma para ciertos proyectos, también deben saberlo.

Restringir la participación

No todo el mundo necesita saberlo todo. Si bien la transparencia comercial es buena, puede hacer que las personas sepan demasiado y se preocupen por cosas que no pertenecen a su trabajo. Y compartir información con muchas personas puede generar demasiadas opiniones, lo que ralentiza los procesos.

Cuando se trata de reuniones, solo invite a las personas que realmente necesitan estar allí. Las personas que no tienen que estar en el sitio ahorran tiempo al poder realizar sus otras tareas. No tienen que preocuparse por digerir información que no es relevante para ellos. Y no ralentizarán la reunión con preguntas cuando necesiten ponerse al día. Las personas que necesitan estar allí pueden hacer su trabajo de manera eficiente.

Lo mismo se aplica a los mensajes de grupo. Cuando envíe un mensaje a través de su mensajero de trabajo, solo incluya personas en el grupo que deban estar allí. Y no reutilice los grupos para enviar un mensaje cuando haya muchas personas innecesarias en el grupo. Inicie un nuevo grupo o mensaje privado para que solo las personas que necesitan la información la obtengan.

Puede categorizar los mensajes de su grupo por proyecto, equipo, etc. De esta manera, todos los participantes saben para qué es el grupo y pueden enfocar la conversación en el propósito del grupo.

Detener la multitarea

Anime a sus empleados a dejar de realizar múltiples tareas. Las personas trabajan mejor cuando puede concentrarse en una tarea, de lo contrario, están menos enfocados y atentos con la atención compartida. La multitarea también tiene un impacto negativo en el aprendizaje. Toda esta información que golpea a los empleados puede que no se conserve, las personas son

Haga que los equipos completen esta tarea antes de pasar a la siguiente. Esto ayuda a los equipos a concentrarse en una tarea y hacerla más rápido. Pueden resolver problemas rápidamente porque no se distraen con otras actividades.

Si no es posible que un equipo se concentre en un elemento a la vez, intente limitar la cantidad de proyectos. Esto puede ser especialmente necesario para los departamentos que trabajan con muchos otros equipos. En este caso, un departamento podría limitar su enfoque a un proyecto abierto a la vez, con un equipo a la vez. Por ejemplo, los departamentos de marketing y ventas pueden tener varias tareas pendientes en las que deben trabajar juntos. Sin embargo, puede aceptar no pasar al siguiente proyecto hasta que se complete el actual.

Limite las distracciones

La conectividad es crucial para trabajo en equipo en una organización, pero la comunicación abierta constante puede ser una distracción. los trabajadores pueden esperar tres minutos de trabajo ininterrumpido en una tarea antes de que te interrumpan. Los empleados necesitan una forma de encontrar refugio para poder hacer bien su trabajo.

Puede establecer tiempos de «no molestar». Estos son momentos en los que sus empleados no deben comunicarse entre sí a menos que haya una emergencia. Podría limitar las comunicaciones a altas horas de la noche para que su equipo pueda descansar y no sentirse abrumado con la información en casa.

También puede permitir que los empleados establezcan horarios cuando no estén disponibles. Por ejemplo, se puede permitir que los empleados apaguen las herramientas de comunicación durante el almuerzo o fuera de sus horas de trabajo programadas.

Darle a su equipo tiempo para descansar y cerrar el flujo de información les permite concentrarse mejor en las tareas posteriores.

También podría deshacerse de la expectativa de que los empleados deben responder a los mensajes de inmediato. Esto puede requerir un cambio de cultura para permitir que un miembro del equipo complete la parte de la tarea que completa antes de responder. Cuando los empleados alternan constantemente entre su trabajo y sus noticias, eventualmente pierden el enfoque y su productividad cae en picado.

Es posible mejorar el trabajo en equipo.

Al reducir la cantidad de información que consumen los miembros de su equipo, puede mejorar la colaboración en equipo. Los empleados se vuelven más enfocados y productivos.

Las herramientas de colaboración simples pueden controlar el flujo de comunicación en su empresa. Puede garantizar que las personas adecuadas obtengan la información que necesitan, excluyendo aquellas que no son esenciales para la reunión o conversación.

Una carga de trabajo más ligera reduce los errores y disminuye los olvidos. Finalmente, si les da a sus empleados tiempo para relajarse y desconectar los flujos de información, pueden estar más descansados ​​y exuberantes en el trabajo.

 

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