¿Su equipo conoce sus procesos de flujo de trabajo?

Te ejemplificamos el problema de no tener procesos de flujo de trabajo con una historia. Recibirá un informe de hoja de cálculo por correo electrónico todos los viernes. Muestra tus cifras de ventas, el número de pedidos y otras métricas importantes para tu negocio. Es importante. Y Jonathan hace un gran trabajo armándolo.

Sin embargo, Jonathan está enfermo durante unos días. Y el informe no sale. Resulta que es el único que sabe cómo hacerlo. Todos confían en Jonathan, ese no es el problema. Pero no existe un plan de respaldo para preservar sus resultados más importantes.

Todos los informes anteriores están en su sistema de gestión del conocimiento para que tenga el registro histórico. Pero nadie sabe cómo compilar realmente el informe. Este es un problema de flujo de trabajo.

¿Cómo está cambiando la cultura en torno a sus procesos de flujo de trabajo? Hubo muchos problemas con el flujo de trabajo utilizado por Jonathan, incluso cuando sus informes eran objetivos.

En esta publicación, hablamos sobre los pasos que debe seguir para implementar un mejor proceso de flujo de trabajo que funcione siempre.

1. Escucha

Los cambios en una organización pueden ser una montaña rusa emocional. Es igualmente emocionante, frustrante y confuso al mismo tiempo. Lo más importante es escuchar primero.

Antes de implementar cambios de flujo de trabajo a gran escala, escuche y comprenda cómo y por qué se están haciendo las cosas actualmente.

Esto llevará tiempo, investigación y probablemente algunas reuniones de café para discutir los procesos abiertamente.

Es posible que sea necesario realizar cambios de persona a persona en función del interés, la inversión y el nivel de habilidad.

Por ejemplo, si Jonathan fue el creador o instigador del método actual, le llevará más tiempo orientarse. Es de suma importancia obtener su perspectiva antes de realizar cualquier cambio en el flujo de trabajo.

2. Trabajar juntos para diseñar el proceso

Si su equipo trabaja en conjunto para crear el proceso, es más probable que se adopte. Más personas estarán al tanto de lo que sucederá a continuación, y los errores se pueden identificar rápidamente.

En el caso de Jonathan, es importante pedirle que escriba cada paso y que luego lo revise un colega o un supervisor, o ambos. Pueden proporcionar información adicional sobre un curso de acción más rápido o proporcionar otra métrica importante que debe capturarse.

Trabajar juntos en el proceso de flujo de trabajo lo hará más difícil.

3. Honra el proceso para crear un hábito

Una vez que configure los procesos de flujo de trabajo, responda solo cuando las solicitudes pasen por el proceso aprobado.

Mientras Jonathan trabaja en el informe, hágale saber que el informe no se considerará completo a menos que se haya creado cada paso del proceso de flujo de trabajo. Esto puede causar un poco de dolor de cabeza al principio, pero se equilibrará a largo plazo.

Los nuevos hábitos son difíciles de desarrollar. Incluso podría ser dos meses antes de que entre en vigor el nuevo proceso!

Pero si lo abandonas a la mitad, nunca durará.

4. Crea transparencia en tus procesos

Parte del problema con el informe de Jonathan fue que no hubo transparencia ni un buen espacio para la retroalimentación.

A pesar de todas las cosas maravillosas que ha hecho el correo electrónico, no es una excelente manera de asignar trabajo, especialmente dentro de la organización.

Los correos electrónicos carecen de transparencia y claridad.

Los mensajes se pueden enviar una vez o alguien se olvida accidentalmente de ser Cc’d. Existe ese punto crítico entre hacer clic en «Responder» o «Responder a todos» e inundar la bandeja de entrada de todos con basura inútil.

En un sistema de gestión de proyectos, los miembros del equipo pueden equilibrar las prioridades y también estimar cuántas solicitudes similares se están realizando.

No puedes hacer eso con el correo electrónico.

Los flujos de trabajo claros deben ser transparentes.

5. Ahorre tiempo con procesos repetibles

Si su equipo reinventa constantemente la rueda en cada proyecto similar, entonces tiene un problema de flujo de trabajo.

De hecho, los procesos deben ser repetibles pero fácilmente editables con el tiempo. Deben permitirse los ajustes.

Las listas de verificación impresas o las hojas de cálculo de Excel dificultan esta tarea. Nadie sabe cuándo cambió el proceso.

Plantillas en software de gestión de proyectos como hacer clic hace que sus procesos sean repetibles. Simplemente seleccione el proyecto o la plantilla de tarea correctos, agregue su lista de verificación o lista de tareas pendientes y estará listo para comenzar.

6. Documenta tus procesos

He estado en algunas empresas en las que hemos utilizado sistemas de gestión del conocimiento. Estos son ideales, por ejemplo, para las últimas notas de la empresa, comunicados de prensa o documentación histórica sobre campañas publicitarias.

Pero para los flujos de trabajo cotidianos, no son tan atractivos. ¿Por qué no? Porque son difíciles de clasificar y utilizar una y otra vez. A menudo, tiene que copiar y pegar para que la entrada sea repetible en el sistema de gestión del conocimiento.

Por lo tanto, sus procesos deben documentarse de forma utilizable. El software de gestión de proyectos proporciona un lugar central para la comunicación y el almacenamiento de su equipo para sus procesos como este.

Luego puede usarlos junto con tareas y otros proyectos, y están aislados no muy lejos en su sistema de gestión del conocimiento.

Conclusión sobre la importancia de los procesos de flujo de trabajo

La próxima vez Jonathan tendrá más responsabilidad por su informe. Puede marcar cualquier elemento en el sistema de software de gestión de proyectos, compartirlo con todos e incluso establecer fechas de vencimiento para cuando se debe realizar el siguiente.

Cualquiera puede comentar y dar su opinión sin romper la bandeja de entrada.

Jonathan tiene un buen presentimiento sobre la próxima vez que esté enfermo o de vacaciones: no tiene que trabajar cuando está fuera. Alguien más en su equipo está familiarizado con el proceso y puede recrearlo.

El equipo está en la misma página sin que se pasen por alto detalles.

¿Tu equipo conoce sus procesos? O mejor aún, ¿Hay más de una persona que conozca el proceso?

¿Cómo puede realizar cambios en sus procesos de flujo de trabajo para enriquecer su negocio?

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