Múltiples plataformas en el lugar de trabajo híbrido actual

Blair Pleasant es analista independiente, presidenta y analista principal de COMMfusion y cofundadora de BCStrategies. Tiene más de 20 años de experiencia en Comunicaciones Unificadas brindando soporte tanto a usuarios finales como a clientes proveedores y ofreciendo una variedad de servicios de consultoría personalizados. Hablaremos de múltiples plataformas en el lugar de trabajo híbrido actual.

Con el auge del lugar de trabajo híbrido, la comunicación en línea es más importante que nunca. Blair comparte sus ideas sobre cómo los últimos dos años han impactado el panorama del lugar de trabajo digital.

La evolución de los requisitos de la plataforma

Hace algunos años, “Vimos una gran adopción de herramientas de mensajería y colaboración… Las organizaciones usaban Slack, Microsoft Teams, Webex, Google Hangouts Chat, etc. Algunos de ellos usaban video, pero las aplicaciones principales y los casos de uso eran la mensajería y la colaboración en equipo”.

Avance rápido, y un lugar de trabajo impulsado por una pandemia ha resultado en «mejores herramientas de colaboración y video no solo aceptadas, sino esperadas». La videoconferencia es ahora imprescindible para una comunicación fluida en el lugar de trabajo.

La necesidad de mejores herramientas de videoconferencia ha llevado a la implementación de múltiples plataformas.

“Algunas empresas comenzaron con Microsoft Teams porque usaban Office 365 pero luego querían agregar video. Luego sintieron que Microsoft no era el mejor de su clase y decidieron agregar Zoom. O algunas empresas usaron Webex porque son tiendas de Cisco, pero luego algunos empleados comenzaron a usar Zoom video ellos mismos”.

Aplicaciones de colaboración en aumento

Si bien puede parecer que Zoom apareció de la nada, «las empresas han usado Teams, Zoom y otras herramientas de colaboración durante años, pero quizás solo para grupos y equipos específicos».

Zoom, por supuesto, existe desde hace bastante tiempo. Echa un vistazo a la línea de tiempo de la historia que hemos preparado:

Cronología del historial de Zoom

«No creo que se trate solo de Teams y Zoom; hemos visto todo tipo de colaboración y herramientas de video despegar en los últimos años», continúa Blair. “Creo que las empresas se han dado cuenta de que los trabajadores tienen una opción y no quieren verse obligados a usar una herramienta en lugar de otra. La gente quiere las herramientas que los hagan más efectivos, más productivos y que los ayuden a hacer mejor su trabajo”.

“Es increíble, gente de todas las edades… Estoy en un comité con algunas personas mayores y vinieron a Zoom sin problemas. Es maravilloso ver cómo la tecnología está ayudando a las personas en tantas áreas diferentes”.

Tomar una decisión

La multitud de aplicaciones de chat gratuitas brinda a los empleados la oportunidad de tomar sus propias decisiones. En lugar de pasar por un departamento de TI, los usuarios exploran sus opciones y toman el espacio de trabajo en línea en sus propias manos.

No es raro que «una ubicación use Microsoft Teams mientras que otra usa Webex, y luego las personas pueden usar Zoom».

Esto plantea preocupaciones a nivel organizativo. Microsoft Teams a menudo lo implementa el departamento de TI de una organización debido a los requisitos de licencia.

Por otro lado, “vemos que, en muchos casos, Zoom se está introduciendo de forma no planificada en las empresas”. Los problemas de seguridad y cumplimiento también juegan un papel. «Si la TI no está involucrada, no tiene la seguridad, la privacidad y el cumplimiento que las empresas pueden necesitar».

Esto se conoce como TI en la sombra— Usuarios individuales que brindan «servicios basados ​​en la nube gratuitos o de bajo costo que no requieren ningún hardware, sin la bendición o incluso el conocimiento de sus departamentos de TI».

Estas preocupaciones son aún más frecuentes a medida que los usuarios continúan trabajando desde casa.

Pros y contras de un espacio de trabajo multiplataforma

¿Cuál es la mejor manera de avanzar?

La compatibilidad con el uso de múltiples herramientas brinda a los empleados libertad de elección. La comodidad nativa es sin duda una ventaja en un lugar de trabajo híbrido que se nutre de la productividad individual.

Sin embargo, un espacio de trabajo multiplataforma no está exento de inconvenientes. sombrearlo, silos de trabajo y las dificultades en la colaboración entre plataformas plantean un verdadero desafío.

Porque cuando todos toman sus propias decisiones, es inevitable que las empresas tengan departamentos con diferentes aplicaciones.

Aprovechar múltiples plataformas también significa que una empresa «puede no obtener el valor total de estas tecnologías».

Para Blair, «el valor de la colaboración en equipo es limitado cuando los usuarios utilizan diferentes herramientas de colaboración, ya que la colaboración requiere una masa crítica y funciona mejor cuando todos pueden participar fácilmente en sesiones de colaboración».

«No es raro que las empresas tengan al menos dos o tres herramientas de colaboración en equipo que utilizan diferentes grupos y ubicaciones», comparte Blair.

“Lo que está pasando es que en muchas organizaciones Los diferentes grupos o departamentos utilizan la aplicación de colaboración que mejor se adapta a sus necesidades”.

En estos casos, Blair aconseja que “es útil tener pautas sobre cuándo usar qué aplicaciones, por ejemplo, Microsoft Teams para la colaboración interna y Zoom para la colaboración externa con personas fuera de la organización. Establecer políticas será útil para las empresas que tienen múltiples herramientas”.

Ventajas y desventajas de un lugar de trabajo estandarizado

¿Qué tal comprometerse con una sola plataforma?

“Cuando se estandariza una aplicación”, dice Blair, “es más fácil de administrar e integrar con la solución UC de la empresa. Hace que sea más fácil para diferentes grupos trabajar juntos sin problemas”.

Esto es particularmente útil en empresas multinacionales con oficinas en diferentes zonas horarias.

Pero, ¿qué sucede cuando las empresas intentan consolidar desde múltiples plataformas?

Las empresas que deciden migrar ahora necesitan dedicar tiempo a planificar y ejecutar el proceso.

«¿Cómo migrará a los usuarios de un producto de colaboración a otro?», pregunta Blair. «Implica migrar contenido, conversaciones y flujo de trabajo, y no es una tarea fácil».

Una migración forzada también puede crear fricciones internas, frustración en el usuario final y períodos de interrupción de la comunicación durante la transición.

Lograr una comunicación unificada

Independientemente de qué plataforma, o plataformas, elija una organización, Blair señala que «las personas deben comprender las diferentes capacidades de esas plataformas y cuándo y cómo usarlas».

“Suponemos que la gente simplemente elige [the platforms] arriba y uso [them] y comprender cómo funcionan estas herramientas, pero no siempre es así. Especialmente a medida que continúan agregando más capacidades y funciones, es muy importante centrarse en la capacitación de adopción del usuario”.

Desafortunadamente, tomarse el tiempo para familiarizar a los usuarios con las nuevas plataformas no parece ser una prioridad.

«Simplemente no veo que reciba suficiente atención», comparte Blair. «Las empresas simplemente tiran estas herramientas y tecnologías y piensan que la gente simplemente las usará y todo estará bien, pero ese no es el caso».

Proporcionar múltiples tipos de educación también debería ser una prioridad.

«La gente aprende de diferentes maneras… Tengo que leer algo para entenderlo realmente, mientras que algunas personas tienen que escuchar y otras tienen que ser prácticas. Al entrenar, es importante ofrecer muchos modos diferentes para que las personas puedan usar lo que mejor les funcione”.

Blair también enfatiza la importancia de brindar capacitación continua a través de recursos fácilmente disponibles.

«Cuando se trata de comunicaciones unificadas y colaboración», dice, «tiene que ser algo continuo, no solo una vez» para facilitar el acceso y el aprendizaje asíncrono.

También sugiere volver al entrenamiento personal cuando sea seguro hacerlo. «A la gente le gusta probar cosas con alguien allí, ver qué funciona, qué no, cuáles son las mejores prácticas».

Integración de planes

A nivel organizacional, se pueden tomar medidas para promover la conveniencia a medida que se introducen nuevas plataformas.

Blair sugiere que las empresas se comuniquen con sus proveedores, revendedores e integradores de sistemas.

“Pregúnteles acerca de las integraciones que han hecho para otros clientes. Descubra qué funcionó, qué no, en qué pensar y cómo funciona mejor la integración”.

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Muchas gracias a Blair por unirse a nosotros y compartir sus ideas. Manténgase al día con Blair www.ucstrategies.com y www.comfusion.com

Está claro que existen beneficios al administrar múltiples plataformas, así como al migrar a una sola aplicación.

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