¿Las herramientas de chat hacen posible Inbox cero?

La persona promedio gasta 28 por ciento de su semana laboral en leer y responder correos electrónicos. Eso es casi un tercio de la productividad perdida a través del «Ding!» un mensaje entrante. Hoy trataremos el tema de las herramientas de chat para Inbox cero.

Una de las razones es que la mayoría de nosotros somos adictos a recibir mal los correos electrónicos. El setenta por ciento de los correos electrónicos se ven o procesan internamente seis segundos lo que significa que los empleados se distraen cada vez que llega un mensaje.

Incluso con tanto afán por una respuesta rápida, nuestras bandejas de entrada se acumulan con mensajes sin responder, sin archivar o simplemente olvidados. Aquí están los hechos:

  • El 80 por ciento de los usuarios de correo electrónico tienen entre 72 y 21,000 mensajes en su bandeja de entrada.
  • El 20 por ciento de los usuarios de correo electrónico tienen más de 21,000 correos electrónicos en su bandeja de entrada.

Tanto como Bandeja de entrada cero (el proceso de mantener su bandeja de entrada vacía o casi vacía en todo momento) se discute pero casi nunca se logra.

¿Porqué es eso?

¿Y qué podemos hacer al respecto?

Hay algunos desafíos que enfrentamos para superar nuestra adicción al correo electrónico y reducir la bandeja de entrada a cero y algunas formas, como herramientas de chat o las alternativas de Slack pueden ayudar.

Correo electrónico interno

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El correo electrónico interno es el mayor culpable cuando se trata de asesinos de productividad relacionados con el correo electrónico: 40 por ciento del tiempo se desperdicia solo en correos electrónicos internos.

Todos, desde trabajadores secundarios hasta equipos remotos, son culpables de enviar correos electrónicos por costumbre, incluso cuando es posible la comunicación cara a cara.

La verdad es que a menudo estamos tan absortos trabajando en la pantalla que tiene sentido hablar entre nosotros a través de la computadora.

Pero obstruye nuestras bandejas de entrada.

Una herramienta de chat puede eliminar por completo los correos electrónicos internos.

Es natural (e incluso divertido) para los empleados.

Una vez que haya configurado una herramienta de chat, establezca una política de no correo electrónico interno y observe cómo desciende el recuento de la bandeja de entrada.

Hilos largos

Todo el mundo odia una cadena de respuesta.

Se está acumulando en su bandeja de entrada, o no importa cuántas veces presione eliminar, sigue apareciendo.

A menudo es necesario involucrar a varios miembros del equipo en una conversación, pero ocasionalmente alguien se queda atrapado en el hilo y no necesita estar allí.

Los canales de chat son la solución a este problema.

Se pueden crear chats personalizados entre miembros específicos del equipo, o puede haber canales para comunicadores frecuentes.

Los miembros individuales del canal pueden permanecer activos o silenciar los canales, dependiendo de si necesitan estar muy involucrados o si solo necesitan actualizaciones ocasionalmente.

Almacenamiento de información

Los correos electrónicos a menudo permanecen en nuestras bandejas de entrada cuando pensamos que podrían ser útiles más adelante.

Es como esa ropa en nuestro armario que juramos que algún día necesitaremos pero que no hemos usado en cinco años.

Y lo que es peor, cuando finalmente necesitamos un determinado correo electrónico, es posible que se haya eliminado automáticamente o sea difícil de encontrar.

Las mejores herramientas de chat tienen un historial de mensajes ilimitado y capacidades de búsqueda inteligente.

Puede encontrar fácilmente una conversación o un archivo en cualquier momento sin que ocupe espacio en su bandeja de entrada.

Sin interruptor de «apagado»

Ciertamente, hay funciones que puede usar para silenciar o pausar el correo electrónico, pero a menudo son difíciles de acceder.

Los empleados que desean eliminar la distracción del correo electrónico a menudo no tienen más remedio que cerrar su correo electrónico por completo.

Esto puede causar estrés: la preocupación de que alguien necesite comunicarse contigo comienza a asentarse.

Las herramientas de chat hacen esto mejor. Los tiempos de silencio se pueden configurar sin apagar la herramienta. Entonces, aunque no recibe una notificación, puede saber de un vistazo si hay un mensaje.

Muchas herramientas también te permiten establecer un estado (algo que el correo electrónico no permite) para que tus compañeros de equipo sepan cuándo estás fuera o quieres silencio.

Comunicación jerárquica

A pesar de su uso generalizado, el correo electrónico todavía se siente formal.

Para un recién llegado, puede ser increíblemente intimidante enviar un correo electrónico a un ejecutivo de alto nivel.

El correo electrónico a menudo se abre paso en la escalera, lo que resulta en el desbordamiento de múltiples bandejas de entrada.

El chat se siente más informal y natural. Cualquier empleado de cualquier nivel puede comunicarse fácilmente con los líderes de equipo y los tomadores de decisiones.

Y varias personas en un hilo eliminan cualquier incomodidad.

Este aplanamiento de las líneas de comunicación puede ayudar a mantener las bandejas de entrada reducidas.

Inteligencia

Los filtros y la configuración de correo electrónico inteligente tienden a ser contradictorios.

La inteligencia de correo electrónico es realmente limitada sin la integración de sistemas adicionales. Las herramientas de chat de hoy son cada vez más inteligentes.

Más allá de establecer estados y tiempos de inactividad, como se ha comentado, algunas herramientas permiten respuestas inteligentes. Las preguntas más frecuentes se responden automáticamente.

Esto hace que las herramientas de chat ahorren tiempo y que los empleados estén naturalmente dispuestos a usar por correo electrónico.

Integración

Dado que las herramientas de chat se están convirtiendo en una necesidad relativamente nueva para las empresas, los proveedores con integraciones de software siguen estando más actualizados que los proveedores de correo electrónico.

Herramientas de chat que se integran libremente con las suyas software de gestión de proyectos. Las herramientas de automatización, el almacenamiento de archivos y más facilitan la creación de plataformas de productividad personalizadas que mantendrán su bandeja de entrada vacía.

La bandeja de entrada cero no será el objetivo final de todos los usuarios de correo electrónico, pero todos deberíamos tener la misión de minimizar la cantidad de nuestras bandejas de entrada y, lo que es más importante, reducir el tiempo que perdemos en el correo electrónico.

Las herramientas de chat que son más inteligentes, más intuitivas y optimizadas que el correo electrónico son un paso en la dirección correcta.

 
 

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