La guía definitiva para videoconferencias

Hoy volvemos a hablar sobre videollamadas, puntualmente las laborales. Te vamos a contar los beneficios, limitaciones y tendencias. En resumen, una guía definitiva para videoconferencias.

Beneficios de las videoconferencias

Los canales que utilizamos para comunicarnos cambian con el tiempo. Hace dos décadas, dependíamos de las llamadas de voz para comunicarnos. En este momento, las videoconferencias se están volviendo cada vez más populares porque ayudan a las personas que trabajan en diferentes lugares a comunicarse de manera más efectiva.

Entonces, ¿qué tienen las videollamadas que las convierten en un medio tan bueno para la comunicación? Veamos las cuatro ventajas principales de incluir llamadas de videoconferencia en su cultura corporativa.

La videoconferencia puede reducir costos

La nómina, la atención médica y los viajes son los tres principales gastos para la mayoría de las empresas. La videoconferencia brinda a sus empleados una solución rentable para muchas reuniones cara a cara y puede ayudarlo a reducir los costos de viaje para las reuniones de rutina.

Aquí hay un hecho divertido. Virgin Atlantic estima que las videoconferencias le permitieron ahorrar un 20 % en su costo de viaje al reemplazar las reuniones internas en persona con videollamadas. Probablemente no sea algo que una aerolínea que se beneficia de los viajeros de negocios deba anunciar, pero le da una idea de los posibles ahorros de costos.

La videoconferencia no eliminará sus costos de viaje. A veces, una reunión cara a cara necesita ocurrir en persona. Después de todo, es difícil almorzar después de una charla de negocios y hacer esas importantes conexiones de persona a persona de las que dependen las ventas y los negocios. Sin embargo, no es necesario viajar para cada reunión. En esas ocasiones, las videollamadas pueden ayudarlo a realizar una reunión de negocios efectiva.

Mayor compromiso y mejor colaboración

When two or more of our senses work together, we absorb information more quickly and retain it for longer. Humans process visual information faster than text or audio. Visual cues humanize conversations and raise engagement levels. Absorbing and processing inputs from two senses (auditory and visual) ensures that the input has longer retention.

Según Psychology Today, la comunicación visual eleva los niveles de colaboración al crear conexiones entre los asistentes. Estas conexiones mejoran las relaciones de trabajo y crean un sentido de objetivos y resultados compartidos.

Por ejemplo, las personas usan emojis todo el tiempo cuando escriben, porque ayudan al destinatario a comprender el estado de ánimo de la persona que envía el mensaje. Solo considera lo siguiente:

  • Necesitamos hablar
  • Tenemos que hablar 🙂

Esos dos mensajes significan lo mismo. Sin embargo, la forma en que interpreta la declaración puede ser muy diferente.

Las videollamadas se basan en las llamadas telefónicas tradicionales al proporcionar un punto de referencia visual para una conversación. Puede ver lo que está haciendo la persona del otro lado de la conversación. Puede reaccionar a sus expresiones faciales, que lo ayudan a superar los problemas asociados con la falta de comunicación.

La videoconferencia aumenta la eficiencia y ahorra tiempo

Mencioné la importancia de las colas visuales y de audio para la comunicación. Por supuesto, poder ver a la persona con la que estás hablando es increíblemente valioso. Sin embargo, la videoconferencia te permite hacer algo más que ver a otra persona.

La mayoría de las herramientas de videollamadas tienen funciones como compartir pantalla. Herramientas como compartir pantalla le permiten discutir ideas complejas. Por ejemplo, si estuviera explicando cómo usar WordPress, podría compartir mi pantalla y mostrarle cómo cargar una publicación de blog. Esa vista por encima del hombro facilita que las personas entiendan un tema difícil.

Compartir pantalla es solo una de las muchas características adicionales disponibles con el software de videoconferencia moderno. Por ejemplo, puede grabar reuniones, compartir notas de reuniones al final de una llamada y más. Toda esa funcionalidad puede ayudar a mejorar la eficiencia y ahorrar tiempo.

Apoya a los trabajadores remotos

El crecimiento de las videoconferencias agrega validación a la contratación de empleados totalmente remotos. Las empresas pueden contratar al mejor talento independientemente de la ubicación geográfica. Las herramientas de gestión de equipos en línea combinadas con las videollamadas pueden ayudar a las empresas a gestionar mejor el trabajo.

Las videoconferencias también son una oportunidad para que los empleados remotos se unan y desarrollen relaciones con sus compañeros. Esta conectividad ayuda a reducir la sensación de aislamiento y puede ayudar con la formación de equipos.

Otro factor a considerar, que se relaciona con el trabajo remoto, son los tiempos de viaje. Es justo decir que Covid-19 ha cambiado la forma en que trabajamos. Me imagino que mucha más gente trabajará desde casa al menos un día a la semana cuando las cosas vuelvan a la normalidad. Pasar menos tiempo en la oficina y más tiempo en el lugar donde vive puede ayudarlo a mejorar su equilibrio entre el trabajo y la vida personal. Claro, no puedes atribuir esto a las videollamadas, pero sí juega un papel en la ecuación.

Limitaciones de las videoconferencias

Las videoconferencias le permiten involucrarse y construir relaciones con sus compañeros y clientes al mismo tiempo que mejora la confianza y la camaradería. Sin embargo, a pesar de sus beneficios, las videollamadas vienen con su propio conjunto de limitaciones y advertencias.

Carece del toque personal del compromiso en persona.

Si bien las videoconferencias se acercan a emular la comunicación en persona, todavía existe una brecha entre las interacciones virtuales y las reales. La mayoría de las corporaciones entienden esto y usan videoconferencias para reuniones de rutina, tanto internas como externas.

Las reuniones en persona siguen siendo importantes y desempeñarán un papel fundamental para muchas empresas. Sin embargo, no todas las reuniones son críticas y las herramientas de videoconferencia pueden ayudarlo a administrar mejor la comunicación para esos encuentros menos críticos.

Posibles problemas técnicos

Como cualquier tecnología, puede encontrar problemas con las videoconferencias. Los problemas técnicos pueden variar desde fallas en el software de videoconferencia hasta problemas de Internet y usuarios que no están familiarizados con el software que buscan a tientas resolver las cosas en una sesión en vivo.

Sin embargo, por el lado positivo, la mayoría de los proveedores de software de videoconferencia brindan soporte las 24 horas, los 7 días de la semana. La capacitación adecuada puede ayudar a los usuarios a sentirse cómodos con el software de videoconferencia. Finalmente, incluso si encuentra problemas con su conexión a Internet, la mayoría de las veces las cosas están bien.

Costo de las herramientas de videollamada

El costo de configurar soluciones de videoconferencia de nivel empresarial y para ubicaciones múltiples puede ser una inversión importante para las empresas. El costo del hardware especializado y los costos de instalación asociados se suman al costo del software.

Sin embargo, como mencioné anteriormente, puede realizar una llamada de videoconferencia en su teléfono. Alternativamente, puede ejecutar una llamada de videoconferencia en la mayoría de las computadoras portátiles modernas. Si bien una cámara HD y un micrófono de alta calidad mejoran la calidad de la llamada, son un «agradable tener» en lugar de un requisito previo esencial.

Tendencias dentro de nuestra guía definitiva para videoconferencias

Las videoconferencias han dado pasos drásticos en los últimos diez años. Los últimos dos años han sido testigos de que lo remoto y la FMH se han convertido en la nueva realidad. Según un informe reciente de SkillScouter, el 78 % de las empresas utilizan las videollamadas para reuniones individuales y de equipo, y el 58 % las utilizan como parte de sus operaciones diarias. Repasaremos 3 tendencias importantes.

La calidad del video y la fidelidad del audio mejorarán

Las fuerzas laborales se dispersarán más, lo que impulsará un mayor uso de las videoconferencias. Los empleados necesitan conectarse con sus compañeros y clientes de formas que repliquen las interacciones en persona.

La calidad del video y el audio seguirá mejorando, y el video y el audio HD se convertirán en la norma. Con el tiempo, veremos el movimiento hacia los encuentros de video 4K UHD (ultra alta definición). Las computadoras, las pantallas móviles y el rendimiento de Internet ya están disponibles en la mayoría de los lugares para respaldar esta transición.

La experiencia de usuario será fundamental

Pregunta. ¿Qué hace que FaceTime y WhatsApp sean las dos herramientas de videollamadas más utilizadas?

Responder. Son fáciles de usar. Un toque de un botón puede conectarte con personas de todo el mundo.

La simplicidad de una solución de software hace que la experiencia del usuario sea excelente. Los diseñadores de UI reconocen la importancia de una gran UX. Las organizaciones harán la transición a un software de videoconferencia que sea fácil de usar y que ofrezca una excelente experiencia de usuario.

Buscar en sus correos electrónicos para encontrar una identificación de reunión y una contraseña pronto puede ser cosa del pasado. Las soluciones de video basadas en navegador le permitirán programar y unirse a llamadas de videoconferencia con un solo clic, como las videollamadas de FaceTime y WhatsApp.

Integración con herramientas de productividad

Las reuniones por videoconferencia suelen ser más productivas que las reuniones presenciales. En el futuro, el software de videoconferencia ofrecerá una mayor integración con herramientas de productividad que permitirán a los usuarios hacer más en menos tiempo.

Se podrá acceder a herramientas como la transcripción y traducción, el recorte de video, el intercambio de archivos entre formatos y la integración con aplicaciones de productividad durante las videoconferencias. Esta integración permitirá a los usuarios compartir conocimientos y datos de manera eficiente al mismo tiempo que impulsa las ideas generadas en el compromiso de la videollamada.

Resumen de la guía definitiva para videoconferencias

Esta guía analizó la importancia de las videollamadas para las empresas modernas. Discutí por qué las videoconferencias son tan importantes para muchas empresas y algunos de los beneficios y limitaciones de las videoconferencias.

Las videollamadas seguirán ganando terreno y transformarán la forma en que las organizaciones interactúan interna y externamente. A medida que las fuerzas de trabajo remotas y dispersas se conviertan en la nueva norma, las videollamadas ayudarán a romper las barreras de la distancia. Las videoconferencias aumentan el compromiso, la productividad y la rentabilidad y mejoran el equilibrio entre la vida laboral y personal de los empleados.

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