Debemos renunciar a la multitarea

Probablemente haya escuchado que la multitarea es ineficiente y realmente no nos ahorra tiempo. Pero probablemente también pienses que eres diferente y que tienes una mayor capacidad para realizar múltiples tareas que la mayoría de las personas. ¿Debemos renunciar a la multitarea?, intentaremos justificar que si.

Además, tienes tanto que hacer que necesitas realizar múltiples tareas, ¿verdad? Irónicamente, la mayoría de nosotros pensamos que estamos por encima del promedio en nuestras habilidades multitarea, pero, por supuesto, eso no es cierto.

También tendemos a ver la multitarea como algo bastante positivo, una señal de que estamos haciendo muchas cosas y siendo más productivos. El problema es que, con una excepción específica, la multitarea nos hace mucho menos productivos. De hecho, algunos estudios muestran que La multitarea reduce la productividad hasta en un 40%. Si queremos aprender a ser más productivos, ¡es hora de abordar nuestros hábitos multitarea!

La ilusión de la multitarea

Es cierto que la multitarea a veces nos da energía. Hacer muchas cosas al mismo tiempo puede emocionarnos mucho: ¡imagínese responder correos electrónicos, investigar datos para un nuevo proyecto e incorporar a un miembro del equipo al mismo tiempo! ¡Qué viaje de poder! Pero lamentablemente es una ilusión que nos impide hacer nuestro mejor y más importante trabajo.

¿Cuántas veces te has dado cuenta hoy de que en realidad no estás haciendo lo que te propusiste hacer y, de hecho, acabas de pasar 45 minutos en otra madriguera de conejo? Cada vez que tenemos que cambiar de contexto, hay un costo. Nos parece que simplemente estamos volviendo al camino correcto y preguntándonos; «Bueno, ¿Qué hice de nuevo?». Pero esta carga cognitiva lleva tiempo, conocida como el costo de cambio de la multitarea.

La verdad es que en realidad no hacemos múltiples tareas. En realidad, saltamos de una tarea a otra y cada vez que lo hacemos, incurrimos en costos de cambio. Muchos estudios han demostrado que es en promedio tarda 23 minutos en volver a nuestra tarea original. ¡Eso es mucho tiempo en el transcurso de un día!

Una cosa hecha es mucho mejor que muchas cosas a medio hacer

Imagina que tienes 5 proyectos para completar, cada uno requiere una semana de trabajo, aproximadamente 40 horas cada uno. ¿Qué debes hacer en la primera semana? ¿Debe distribuir sus 40 horas en cada proyecto y avanzar en cada uno? ¿O deberías duplicar y apostar todo en un proyecto? ¿Qué enfoque da el mejor resultado?

proyectos realizadosSi cada proyecto requiere 40 horas de trabajo, el primer enfoque significaría que después de 5 semanas habría completado los 5 proyectos al mismo tiempo. Genial.

Pero si, en cambio, decide concentrarse en un proyecto a la vez, completará el primer proyecto en una semana. Al final de la segunda semana, completará el segundo proyecto. Después de 5 semanas se completan los 5 proyectos. Entonces, ¿hay alguna diferencia? Si se enfoca en un proyecto a la vez, el primer proyecto se envió hace 4 semanas, el segundo hace 3 semanas y así sucesivamente. Hiciste una diferencia mucho mayor mucho antes, y todo fue porque evitaste la multitarea.

Obviamente, este es un ejemplo demasiado simplificado, pero es de esperar que ilustre la diferencia que puede hacer el enfoque, sin considerar el costo de cambiar de multitarea.

La capacidad de concentración distingue a las personas exitosas

¿Alguna vez ha notado que las personas más exitosas tienden a tener habilidades de priorización y enfoque altamente desarrolladas? No permiten que los eventos del día o incluso sus sentimientos los desvíen. En lugar de eso, deciden qué es lo más importante ese día y luego se enfocan en eso hasta que lo terminan. Sí, a veces eso se logra a expensas de muchas otras cosas, pero hacen el trabajo más importante, y eso los hace exitosos.

Cada vez que realizamos múltiples tareas, muestra que no hemos hecho el trabajo duro para decidir qué es lo más importante. Creemos que estamos ocupados, pero en realidad somos perezosos al no obligarnos a priorizar.

Aprender la capacidad de concentrarse y realizar una sola tarea afecta todas las áreas de nuestras vidas, ya sea que estemos preparando una presentación, escribiendo un artículo, programando o pasando tiempo con nuestros seres queridos. Tenemos que aceptar que no podemos hacer más de una cosa a la vez.

Afortunadamente, hay algunas maneras fáciles de hacer que dejemos de realizar múltiples tareas. Pero primero…

La excepción: cuando la multitarea funciona

Nuestro cerebro no puede separar tareas y dividirlas en diferentes áreas, pero hay una excepción a esta regla. Y ahí es cuando estamos haciendo algo con lo que estamos muy familiarizados y que requiere un área completamente diferente de nuestro cerebro.

Por lo general, esto significa que podemos combinar algo físico con algo espiritual. Por ejemplo:

  • Camine y hable: algunos gerentes realizan reuniones semanales 1: 1 con sus subordinados directos de esta manera
  • Conduzca y hable mientras organiza llamadas con proveedores o miembros del equipo para su viaje
  • Coma y escuche un podcast relevante y educativo durante su hora de almuerzo

Como puedes ver, ¡no hay muchos ejemplos! Pero si desea aumentar su productividad, vale la pena planificar tales actividades y lograr dos cosas al mismo tiempo.

Cómo dejar de hacer varias cosas a la vez

Aparte de las excepciones anteriores, nuestro objetivo debe ser dejar de realizar múltiples tareas si queremos ser más productivos y efectivos en nuestro trabajo. Aquí hay tres consejos de productividad que marcarán una gran diferencia.

1) Prioriza tu trabajo

Comienza el día sabiendo cuáles son tus prioridades. Piense en lo que es más importante para que el día sea un éxito. ¿Qué podrías lograr hoy que te haga sentir que has progresado?

Elija sus tareas más importantes, luego divídalas en una lista simple de acciones, cada elemento se espera que tome menos de una hora. No seas demasiado ambicioso ley de hofstadter nos dice: «Siempre se tarda más de lo esperado, incluso teniendo en cuenta la ley de Hofstadter.» Una breve lista de acciones con algunas tareas pequeñas pero importantes funciona mejor.

2) Enfócate en UNA cosa

Con su confiable lista de acciones preparada, se ha molestado en pensar en lo que debería estar haciendo, ahora es el momento de hacerlo. Este es el momento de dejar de cuestionar o volver a la fase de decisión. ¡Solo confíe en la lista y comience a trabajar en su primer punto de acción!

El desafío, por supuesto, es mantenerse enfocado y seguir con esa tarea hasta que esté terminada. Con Internet al alcance de la mano, hay infinitas oportunidades para distraerse. Por no hablar de colegas u otros disturbios.

Nuestro trabajo más importante suele ser desafiante de alguna manera, por lo que a menudo no se necesita mucho para desviarnos del rumbo. En lugar de eso, oblígate a seguir con esa cosa y resiste la tentación de escapar a otra cosa.

Si ha escrito su lista de acciones para que cada elemento sea relativamente pequeño, no es tan difícil. Por ejemplo, si tu tarea dura solo 30 minutos, puedes decirte a ti mismo que te concentrarás en ella hasta que la termines. Por otro lado, si tienes una gran tarea que puede llevar varias horas, serás mucho menos capaz de resistir la tentación de las distracciones. Así que vuelve a dividir tus tareas en partes pequeñas para que puedas concentrarte.

3) Usa los descansos como recompensas

Cuando haya hecho lo primero en su lista de acciones, tómese un descanso. La mayoría de nosotros no podemos concentrarnos tantas horas en un día, por lo que necesitamos incorporar períodos de actividad menos enfocada en los que podamos dar un descanso a nuestra atención.

Estas pausas pueden ser cuando respondes correos electrónicos, revisas las redes sociales, miras una charla TED o haces algo útil pero no demasiado extenuante. Por supuesto, durante algunos descansos también querrás tomar un café, almorzar o tal vez salir a caminar.

Establezca un límite de tiempo para estos descansos para que no duren para siempre. Luego presione su próximo elemento de acción y concéntrese en él hasta que esté listo.

4) Recoge pequeñas tareas

Leer o incluso responder a un correo electrónico apenas toma tiempo, pero si te permites hacerlo a lo largo del día mientras intentas trabajar en tus tareas de alta prioridad, encontrarás que tienes mucho menos por hacer.

En su lugar, establezca períodos de tiempo cuando maneje correos electrónicos, responda llamadas, facture a los clientes o realice otras tareas pequeñas y repetitivas. No solo tendrá mucho más enfoque y poder cognitivo para sus tareas importantes, sino que también hará esas tareas repetitivas mucho más rápido.

5) Tenga un sistema de productividad en el que confíe

A menudo tenemos la tentación de realizar múltiples tareas cuando nos encontramos con algo que creemos que será útil y no queremos olvidarlo. Pero si configura un sistema para registrar estas cosas, ya sea un método basado en papel o una herramienta de productividad en línea simplemente puede grabar el enlace o la idea y volver a él más tarde.

¡No dejes que un correo electrónico o una publicación en las redes sociales cambie tus prioridades! Desarrolla el hábito de pensar conscientemente en cómo pasas tu tiempo. Confía en que siempre puedes volver a lo que te interrumpió cuando realmente importa.

¡Haga un compromiso con menos multitarea hoy!

Si su cerebro se siente como un navegador con 37 pestañas abiertas, es muy probable que necesite abordar sus hábitos de multitarea. En lugar de simplemente dejar pasar el día con tu atención volando en todas direcciones, piensa detenidamente en lo que vas a hacer. Luego concéntrese en hacer esas cosas, ¡una a la vez! Se sorprenderá de la diferencia que pueden hacer estas estrategias.

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