Cómo llevar a cabo la reunión virtual perfecta

Los equipos remotos no son nuevos. Sin embargo, hasta hace poco eran una minoría en la mayoría de las industrias. Pero debido a la actual pandemia de COVID-19, el trabajo remoto se ha convertido en la norma para millones de personas en los Estados Unidos y en todo el mundo. Este nuevo statu quo continuará en el futuro previsible. Hoy te vamos a explicar cómo llevar a cabo la reunión virtual perfecta.

El trabajo remoto tiene sus beneficios, pero también conlleva una serie de desafíos únicos. Trabajar desde casa, en particular, puede ser aislante y las personas pueden tener dificultades con la productividad. Esto puede llevar a una reducción en la cohesión, comunicación y colaboración del equipo.

Afortunadamente, hay muchas herramientas para ayudarlo a usted y a su equipo a cambiar al trabajo en línea y garantizar que su productividad no se vea afectada. Según Prioridata y Statista, las descargas globales de aplicaciones de video chat se dispararon en marzo de 2020 cuando COVID-19 fue declarado pandemia. Zoom, ahora una de las herramientas de videoconferencia más populares del mundo, experimentó un crecimiento de usuarios de más de seis veces de enero a marzo de 2020:

Vivo en Chiang Mai, Tailandia, pero mis compañeros de Diggity Marketing y mi agencia SEO vive en todo el mundo desde Australia hasta el Reino Unido y los Estados Unidos. Eso significa que tuve que convertirme en un profesional en la construcción de relaciones laborales efectivas sin estar en la misma habitación con mis compañeros de trabajo.

Siga leyendo y compartiré mis mejores consejos para organizar la reunión virtual perfecta.

¿Tiene que ser una reunión?

Cualquiera que haya trabajado alguna vez en una oficina conoce el fenómeno de la reunión de equipo de dos horas que podría haber sido un correo electrónico. El equivalente de 2020 es la videollamada innecesaria que podría haber sido un correo electrónico.

Gracias a la pandemia, muchos de nosotros hemos pasado más horas en videollamadas en los últimos cuatro meses que en cualquier otro momento de nuestras vidas. Si encuentra estas llamadas aburridas, no está solo. De hecho, es tan común que los psiquiatras acuñaron el término «fatiga de zoom».

Así que no caiga en la trampa de organizar reuniones por el bien de las reuniones. En su lugar, asegúrese de que sea realmente necesario antes de programar una llamada.

Fomente el video, pero dé a la gente opciones

Dada la posibilidad, prefiero una videollamada a una llamada de voz. Ver el rostro y el lenguaje corporal de alguien permite una conversación más participativa, personalizada y matizada. También simula la sensación de estar todos en la misma habitación.

Sin embargo, algunas personas tienen una buena razón para no encender su video. Esto puede deberse a una conexión a Internet lenta, vergüenza extrema frente a la cámara o incluso miembros de la familia que están en la misma habitación cuando no tienen un espacio privado.

Así que fomente el uso de videos, pero deje que las personas tomen sus propias decisiones. Todos los que se sienten cómodos contribuyen a un mejor encuentro.

Pon a prueba tu técnica

No hay nada más molesto que reservar 30 minutos para una videoconferencia, solo para perder la mitad de ese tiempo debido a un problema de conexión a Internet o un mal funcionamiento del software. Siempre pruebe su tecnología con anticipación para asegurarse de que todo funcione bien.

Antes de la reunión, pídales a todos los participantes que se aseguren de que el software de conferencia esté funcionando y que su conexión a Internet pueda manejarlo. ¡Sentarse a esperar a esa persona que no puede hacer funcionar el software es una excelente manera de comenzar la reunión con todos molestos!

Establece una agenda y apégate a ella

Cree una agenda y envíela a todos los asistentes antes de la reunión para que puedan contactarlo con adiciones o cambios. Su agenda debe describir lo que desea cubrir y aproximadamente cuánto tiempo llevará cada sección.

Como anfitrión o presidente de una reunión, es su trabajo asegurarse de cumplir con la agenda. Eso significa cortar cortésmente a las personas cuando son «monólogos» y volver a encarrilar a las personas cuando comienzan a salirse del tema.

Haga tiempo para charlas triviales y conversaciones generales.

Muchas personas se sienten solas y aisladas en este momento. Por eso, los momentos de conexión con nuestros semejantes son más importantes que nunca. Es posible que no estemos trabajando en la oficina en este momento, pero estos chats de «refresco de agua» que alegran la jornada laboral se pueden recrear en línea.

Por lo tanto, al crear la agenda de su reunión, permita unos minutos al principio o al final para una conversación general y para ponerse al día. Lejos de ser una pérdida de tiempo, tomarse el tiempo para conversar con sus colegas y compañeros de trabajo sobre temas no laborales crea conexiones, mejora la colaboración y le permite fomentar relaciones laborales más sólidas.

Limitar la duración de las reuniones

Como dice el refrán, la gente no puede concentrarse durante mucho tiempo sin descanso. Por lo tanto, limite la duración de sus reuniones virtuales. Recomiendo no más de una hora y menos si es posible.

Si su reunión realmente necesita ser más larga, cree un descanso de 10 minutos en el medio para que las personas puedan estirar las piernas y refrescar sus tazas de café.

Limitar el número de participantes

Evite que demasiadas personas marquen su videollamada. Un gran número de participantes puede hacer que la reunión sea difícil de manejar y demasiado larga, ya que todos tienen algo que decir. ¡Piense en quién realmente necesita estar allí y no solo invite a todo el equipo!

El número exacto depende de su empresa, el tamaño del equipo y el tipo de reunión. Como regla general, intente evitar reuniones virtuales con más de 20 personas, menos si espera que la reunión sea breve.

Pide a las personas que silencien cuando no estén hablando

Si 2020 tuviera un eslogan, podría ser «¡Estás silenciado!»

Algunas herramientas de software de videoconferencia le permiten «silenciar» a todos de forma predeterminada. Si bien esto puede funcionar en reuniones con grupos muy grandes, ¡puede ser un poco autocrático! En su lugar, pídales a todos que se silencien cuando no estén hablando.

El botón de silencio reduce el ruido de fondo que distrae del tráfico exterior, los miembros de la familia, los niños, las mascotas, los pitidos de los teléfonos y los teclados ruidosos. Simplemente no olvide activar el sonido antes de comenzar a hablar.

Muchas herramientas de videoconferencia permiten a los participantes «levantar la mano» presionando un botón para indicar que quieren hablar. En una reunión ocupada, para evitar que las personas hablen a la vez, pídales que usen esta función y espere a que los llamen.

Deja atrás la multitarea

Puede ser muy tentador hacer varias cosas durante una videoconferencia. La gente no se dará cuenta si envías un correo electrónico rápido, navegas por Facebook o te arreglas las uñas mientras estás en una conversación grupal, ¿verdad? ¡Incorrecto! Intentar realizar múltiples tareas durante una reunión virtual es tan grosero e irrespetuoso como lo es en una reunión cara a cara.

Así que dé un buen ejemplo al no hacer otras cosas durante las reuniones virtuales y déjele claro a su equipo que esta es la expectativa. Si alguien parece obstinadamente controlado, hable con ellos y pídales que presten toda su atención durante las reuniones. Lo más probable es que no estén tratando de ser groseros, simplemente pensaron que las reglas son diferentes para las reuniones virtuales.

Mejorar el trabajo en equipo a través de reuniones virtuales

Lo ames o lo odies, los equipos remotos y trabajar desde casa son la nueva normalidad y es probable que sigamos trabajando así durante algún tiempo. Incluso cuando termine la pandemia, muchas personas no volverán a la oficina, prefiriendo la flexibilidad y los beneficios del trabajo remoto que ahorra en desplazamientos:

Eso significa que los líderes de equipo, los gerentes, los dueños de negocios y cualquier persona que colabore con otros deben adaptarse para realizar reuniones virtuales. Si los hace bien, pueden ser tan productivos como reunirse en persona.

La tecnología no autorizada, la incertidumbre sobre la etiqueta y la mala planificación pueden crear dolores de cabeza en las reuniones virtuales. Pero si planifica bien y sigue estos sencillos consejos, podrá entablar relaciones, mantener la cohesión del equipo y trabajar juntos, ya sea que estén en la misma habitación o a miles de kilómetros de distancia.

 
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