Colaboración excesiva frente a insuficiencia: cómo encontrar el equilibrio adecuado en el trabajo

Gracias a los avances tecnológicos en el lugar de trabajo, colaborar nunca ha sido tan fácil y los equipos de todos los tamaños pueden aprovechar herramientas de colaboración. Mayor productividad y más tiempo para un trabajo significativo. Te vamos a explicar cómo encontrar el equilibrio adecuado en el trabajo.
Sin embargo, demasiado de algo nunca puede ser bueno, y la investigación ha demostrado que demasiada colaboración puede ser tan dañina como muy poca. Por otro lado, el equilibrio correcto puede disparar el rendimiento y la eficiencia de su equipo. Estas son algunas de las maneras en que puede lograr esto.
equilibrio trabajo-vida

¿Puede la colaboración ser realmente mala?

En esencia, la colaboración en el lugar de trabajo es una causa noble, ya que dos mentes piensan mejor que una. También hay ciencia detrás de esta afirmación. un estudio de stanford ha demostrado que los empleados que trabajan juntos dedican un 64% más de tiempo a sus tareas que sus compañeros que trabajan solos. También informaron un mayor compromiso, más éxito en el trabajo y menos fatiga. Otro estudio realizado por el Instituto para la Productividad Corporativa mostró que las empresas donde los empleados trabajan juntos tienen 5 veces más probabilidades de tener un buen desempeño.

Por supuesto, la colaboración no puede ser algo malo, ¿verdad?

Según Harvard Business Review, existe tal cosa como Sobrecarga de colaboración. Sus resultados indican que las actividades de cooperación en las empresas se han duplicado en los últimos 20 años. Además, algunos empleados pasan el 80% de su tiempo en el trabajo trabajar juntos. Después de todo, los datos más convincentes son que el 20-35 % de la colaboración de valor agregado proviene de solo el 3-5 % de todos los empleados.

Resulta que la colaboración puede ser extremadamente productiva, pero solo en las cantidades adecuadas. Encontrar el equilibrio perfecto entre colaborar lo suficiente para ser más productivo.

Sea selectivo con sus herramientas

Vivimos en una buena época donde hay una app para todo. Todos los días hay una nueva startup con una aplicación para hacer más eficiente el trabajo en equipo y aumentar la productividad. Tan bueno como es, puede conducir a situaciones en las que está utilizando demasiadas herramientas y los empleados están dispersos por todo el lugar.

Fallo de las herramientas de PM

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En realidad, un puñado de aplicaciones debería ser suficiente para hacer el trabajo. Puede usar una aplicación de comunicación de equipo como Chanty, una herramienta de gestión de proyectos como Trello, una pila de oficina en línea como Google Workplace y tal vez herramientas de videoconferencia como Zoom.

Al centrarse en solo unas pocas herramientas, puede optimizar su colaboración y comunicación, de modo que los miembros de su equipo sepan qué herramienta es la mejor opción para cada tipo de colaboración. Por ejemplo, la comunicación importante se envía por correo electrónico, los mensajes rápidos se envían en Chanty, la información relacionada con las tareas se envía en Trello, etc.

Reducir reuniones

¿Alguna vez ha escuchado a alguien desear tener más reuniones? Yo tampoco. Nos guste o no, las reuniones son un elemento básico del lugar de trabajo moderno, desde nuevas empresas de dos personas hasta corporaciones multinacionales. ella aumentar la productividad y permitir una colaboración más sencilla entre personas y departamentos. Sin embargo, tienen su mala reputación por una razón.

Las reuniones improductivas duelen

¿Cómo encontrar el equilibrio adecuado en el trabajo?

para principiantes, 15% del tiempo de toda la organización se pierde en las reuniones, y ese número aumenta cada año. Dependiendo de su puesto, termina pasando hasta la mitad de su tiempo de trabajo total en reuniones (en puestos de alta dirección) y un promedio de hasta 4 horas simplemente preparándose para las reuniones.

Esto no sería tan alarmante si el 67% de todas las reuniones no fueran improductivas por varias razones. Los asistentes admiten soñar despiertos, realizar múltiples tareas, revisar el correo electrónico, hacer trabajos no relacionados con la reunión y, en general, estar ausentes.

Si bien las reuniones pueden ser una excelente manera de fomentar la colaboración, también aumentan su sobrecarga. Estas son algunas de las cosas que puede hacer para mejorarlas.

Invite solo a las partes interesadas pertinentes. Si alguien no tiene que estar presente, lo más probable es que se vaya durante la reunión.

Haga una agenda y apéguese a ella. Cuando sus reuniones están estructuradas, no tendrá la tentación de salirse de su agenda.

Solo haz una cosa Pídales a sus asistentes que se concentren solo en la reunión sin revisar sus teléfonos, correo electrónico o hacer otro trabajo.

No pases demasiado tiempo con ellos. Desde 2000, la duración media de las sesiones aumentado en un 10% cada año, y ahora son de 31 a 60 minutos. Apunte a reuniones cada vez más cortas para captar la atención de los asistentes.

Elige un momento adecuado. Con el trabajo desde casa convirtiéndose en la nueva norma, los empleados ahora tienen que administrar su vida personal y profesional al mismo tiempo. Por lo tanto, puede asegurarse de consultar con todos los involucrados y programar la reunión de manera adecuada para garantizar su equilibrio trabajo-vida no está en peligro de extinción.

Simplifique la forma en que se realiza el trabajo

Respectivamente otro estudio de Harvard Business Review, las empresas más productivas del mundo pierden un 50 % menos de tiempo que el resto al evitar colaboraciones innecesarias. No hicieron esto a través de simples trucos, sino que requirieron un cambio de comportamiento completo.

Estas empresas lograron una mayor eficiencia en su colaboración al reducir el número de participantes. Cuantas más personas en una organización sean responsables de una decisión, más tardará el proceso y mayor será la necesidad de colaboración.

Para mantener el ruido bajo, haga que su organización sea lo más eficiente posible e involucre solo a las partes interesadas relevantes en el proceso de toma de decisiones.

Pase menos tiempo en el correo electrónico

Al igual que las reuniones, a la mayoría de nosotros no nos encanta el correo electrónico de trabajo, pero es una parte necesaria del juego. Aquí hay algunas estadísticas alarmantes, comenzando con esta: en promedio, usted gasta 28% de tu semana revisar correos electrónicos en el trabajo, lo que representa alrededor de 11 horas. Envían y reciben unos 124 correos electrónicos al día, un poco más de 600 a la semana.

problemas de correo electronico

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Por sí sola, esta no es una gran noticia, pero no hay nada de qué preocuparse. Sin embargo, la investigación muestra que las distracciones en el lugar de trabajo, como el correo electrónico, se extienden mucho más allá de la tarea real en cuestión. porque lleva tiempo 23 minutos para reenfocar nuestra atención cuando somos interrumpidos, por ejemplo, por correo electrónico, cientos de veces a la semana.

Si hacemos un poco de matemáticas, terminamos con 1048 horas al año que dedicamos al correo electrónico y reenfocamos nuestra atención. Y eso es solo el correo electrónico: imagine cuánto tiempo se dedica a volver a concentrarse después de las reuniones, los colegas que nos interrumpen en la oficina, los mensajes en las aplicaciones de chat del equipo, etc.

Dado que el correo electrónico es una parte tan importante de la ecuación de colaboración, no puede eliminarlo por completo, pero hay algunas formas de dedicarle menos tiempo.

Primero, asigne tiempos específicos para los correos electrónicos. Una o dos veces al día, por la mañana o por la tarde, reserve un bloque de tiempo y dedíquelo por completo al correo electrónico. El resto del tiempo, desactiva tus notificaciones. Si algo es urgente, la persona que te necesita puede llamarte.

En segundo lugar, no envíe correos electrónicos a personas que no necesitan leerlos. No envíe CC y CCO a grandes grupos de personas, y no envíe correos electrónicos a direcciones como sales@company.com para que todos en el departamento los reciban. Envíe sus correos electrónicos solo a las personas que realmente necesitan leerlos y anime a sus colegas a hacer lo mismo.

Toca el correo electrónico solo una vez. Cuando lea un correo electrónico, responda inmediatamente en lugar de guardarlo para más tarde. Tendrá que volver a leerlo y dedicarle más tiempo, que se suma semanal y mensualmente.

Aprovecha al máximo el correo electrónico. En muchos casos, una reunión de media hora se puede reemplazar con un correo electrónico bellamente escrito que contiene la información correcta y se envía a las personas adecuadas.

Aprende a decir no

Gran parte de la colaboración excesiva ocurre porque nos vemos obligados a responder de inmediato a cada correo electrónico, revisar cada mensaje de Chanty y asistir a cada reunión a la que se nos pide que asistamos. Como puede ver, las reuniones a las que tenemos que asistir y los mensajes que tenemos que responder ocupan tanto tiempo en el trabajo que es un milagro que tengamos tiempo para el trabajo real.

En lugar de obligar a los empleados a participar activamente en toda la colaboración en todo momento, déles la oportunidad de decir que no cuando necesiten concentrarse en su propia carga de trabajo. Esto le permite lograr dos cosas.

Primero, inculcará seguridad y confianza en los miembros de su equipo para que ellos mismos puedan equilibrar su carga de trabajo. En segundo lugar, reduzca la comunicación innecesaria y concéntrese principalmente en el trabajo.

Conclusión

La colaboración es el ingrediente mágico necesario para aumentar la productividad de su equipo y mejorar sus procesos. La clave para una colaboración efectiva radica en la dosis correcta: muy poco o demasiado hace más daño que bien y su equipo pierde tiempo y recursos valiosos. Con este consejo, puede ajustar su colaboración al nivel correcto y lograr más con su equipo.

¿Cómo encontrar el equilibrio adecuado en el trabajo? ¿Tienes algún otro consejo? Háganos saber en los comentarios, ¡nos encantaría escuchar sus pensamientos!

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