6 consejos esenciales que debes saber para comunicarte con un equipo remoto

Dirigir y trabajar en un equipo remoto es uno de los movimientos de fuerza laboral más populares, tal vez nunca. Más empleadores y empleados se están dando cuenta de los beneficios, y ya es hora de que todas las empresas tomen la idea en serio. Te detallamos 6 consejos para comunicarte con un equipo remoto.

Sin embargo, la comunicación es un factor enorme en el impacto del primer movimiento remoto, lo que requiere una inversión significativa de tiempo para asegurarse de que sus canales estén configurados correctamente y el riesgo de error sea mínimo. Para ayudarlo a comenzar, aquí hay seis consejos importantes de comunicación que debe conocer.

Comunicar un mensaje a la vez

Ya sea que esté hablando por teléfono, enviando mensajes de texto a través de servicios de mensajería instantánea o en una videoconferencia, asegúrese de concentrarse en un punto principal a la vez. Tratar de administrar a su equipo mientras los bombardea con preguntas causará problemas.

Sus mensajes se vuelven confusos rápidamente, lo que aumenta el riesgo de mala interpretación y malentendidos. Si quieres cambiar de tema, déjalo claro.

En mi experiencia personal como trabajador independiente que trabaja en varios proyectos con una empresa, las cosas se volvieron rápidamente confusas cuando surgieron múltiples temas de discusión. Lo más notable fue un momento en que los miembros de la empresa y yo discutíamos la fecha límite de un proyecto.

Otro miembro del equipo mencionó otro proyecto y muchos miembros se sintieron inmediatamente confundidos sobre a qué proyecto nos referíamos. Esto nos llevó a cortar la conversación por completo para retomar el rumbo, tiempo que simplemente no teníamos.

Al escribir en mensajería instantánea o correo electrónico, puede utilizar herramientas como Conteo de palabras simples o estado de escritura para rastrear y monitorear su conteo de palabras y asegurarse de que sus mensajes sean breves y concisos.

Mejora tus habilidades para escribir correos electrónicos

Entre usted y sus trabajadores remotos, el correo electrónico puede ser la principal forma de comunicación. Para mejorar las cosas, mejore y mejore sus habilidades para escribir correos electrónicos. Esto se puede hacer con herramientas como escritos británicos y Excelencia de correo electrónico donde puede aprender todo sobre cómo escribir correos electrónicos correctos y precisos que se comuniquen de manera efectiva y directa.

Cuanto más efectivamente pueda escribir, más productivas serán sus conversaciones y mejor será su comunicación. La mayoría de mis clientes me envían informes por correo electrónico que son muy detallados y contienen todo lo que necesito saber.

Sin embargo, comunicarse con clientes que simplemente solicitan contenido o trabajan con una falta de información conduce a interminables llamadas de ida y vuelta tratando de averiguar exactamente qué se requiere para no perder el tiempo. Irónicamente, esto es en sí mismo una pérdida de tiempo que podría haberse evitado en primer lugar con un correo electrónico correctamente escrito.

No te limites solo al correo electrónico

Aunque el correo electrónico puede ser su forma de comunicación preferida y más popular, existen innumerables formas de comunicación disponibles, entonces, ¿por qué querría limitarse a una sola? Piense en llamadas telefónicas, servicios de mensajería instantánea, videoconferencias o herramientas de comunicación como Ayuda de asignación de élite. Todo esto se puede usar cuando sea necesario para garantizar que sus niveles de comunicación sean perfectos.

Como regla general, intente dedicar un canal de comunicación a una plataforma. En mi escenario de la primera sección, el equipo procesó enormes cantidades de contenido para su sitio web. Con esto en mente, hemos decidido:

  • Prestación de servicios de mensajería instantánea para la comunicación general del día a día
  • Canales de correo electrónico para configurar la información del trabajo y del proyecto.
  • Chats de video para mantener a todos en la misma página
  • Software en la nube para enviar y editar trabajos

Esto ayudó a mantener todo en movimiento en un ciclo efectivo, por lo que los documentos no se cruzaban ni se extraviaban. Al definir un ciclo para su equipo remoto como el anterior, puede organizar todo y siempre saber exactamente en qué fase del proceso se encuentra el trabajo.

Hay muchas herramientas de comunicación de equipo que pueden ayudarlo a dejar de usar solo el correo electrónico y adentrarse en el siglo XXI. Por ejemplo, el chat de equipo de Chanty lo ayuda a acelerar la comunicación del equipo al aprender activamente y ahorrar tiempo al mostrar primero la información más importante. También puede integrar otras plataformas comerciales como Google Drive o Zapier para que la comunicación sea aún más fácil y productiva.

Mejorar todas las formas de escritura

Bien, ahora ha desarrollado canales de comunicación dedicados para cada fase de su proceso de trabajo remoto, no solo para usar el correo electrónico. Sin embargo, es importante señalar que cada canal requiere un medio de comunicación diferente. Tal vez use informes escritos, documentos, archivos de proyectos y contenido como este. Para mejorar sus habilidades de redacción comercial, puede utilizar herramientas de redacción comercial como: académica y Becarios de papel.

Por ejemplo, con respecto a mi proyecto anterior, los correos electrónicos que enviamos contenían muy poco chat social, generalmente refinado a un «Hola» o un «Hola» seguido de una breve descripción. En comparación, el feed de chat de mensajes instantáneos estaba repleto de mensajes sociales, que normalmente implicaban el uso de emojis para mejorar la calidad de la voz.

Hacer llamadas telefónicas/videollamadas

Si está hablando por teléfono o en una videoconferencia con sus trabajadores remotos, asegúrese de usar un lenguaje claro para que no haya lugar a malentendidos. Esto puede ayudar a reducir la probabilidad de problemas más adelante.

Aquí hay algunas otras formas en que puede mejorar su comunicación verbal:

  • Tenga cuidado de no hablar unos sobre otros cuando use micrófonos en una llamada de conferencia. Esto se puede evitar usando una configuración que desactive el micrófono cuando alguien más ya está hablando.
  • Haz un esfuerzo por pronunciar sucintamente cada palabra que digas.
  • Cuando toma notas sobre las conversaciones, puede usar herramientas como Citalo en o ensayo para que sean claros y legibles.
  • Tenga en cuenta el tono de voz que utiliza en las conversaciones telefónicas y de video, ya que afecta enormemente la forma en que el destinatario percibe su mensaje.
  • Tenga en cuenta que el lenguaje corporal representa aproximadamente el 90 % de todas las comunicaciones, así que asegúrese de tener esto en cuenta en sus chats de video. Evite encorvarse en la silla de su oficina mientras juguetea con un bolígrafo para mostrar indiferencia a otros miembros.

Tenga en cuenta estos puntos cuando participe en una conversación oral, especialmente en videoconferencias y llamadas telefónicas. Asegúrese de capacitar al resto de su equipo remoto en estos aspectos para que todos trabajen y se comuniquen en la misma página.

Conocer en persona

Por supuesto, esto puede ser difícil cuando están trabajando juntos en el otro lado del mundo, pero si tienen la oportunidad de encontrarse cara a cara, háganlo, ya que puede ayudar a construir un vínculo y una relación entre usted y los suyos. Consolidación remota. trabajadores, una gran manera de aumentar la productividad y levantar la moral del equipo.

Si se conocieron en persona, asegúrese de tomar notas mentales o incluso escritas sobre cómo puede mejorar su comunicación con esa persona o equipo. Nadie conoce mejor al equipo que el propio equipo, así que escucha lo que tienen que decir y asegúrate de que la comunicación sea la misma mientras hablas.

Puede tomar notas fácilmente y usar servicios de escritura como ensayos de auge o academizado.

Usa las herramientas para equipos remotos

Hemos hecho una lista de las mejores aplicaciones de software para usar con su equipo remoto para aumentar la productividad:

Herramientas de equipo remoto

Comunicarse con un equipo remoto no tiene por qué ser una tarea tediosa o desalentadora. Como puede ver, puede implementar la mayor parte de lo anterior en los métodos de comunicación de su equipo remoto de inmediato y verá cambios drásticos en la forma en que se comunica con su equipo remoto.

Con una comunicación mejorada, puede unir a su equipo mientras aumenta la moral, la productividad y el rendimiento laboral general de maneras que nunca pensó que fueran posibles. Siga probando y experimentando con diferentes canales para ver qué funciona para usted y su equipo, ¡y buena suerte!

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