5 consejos para mejorar la colaboración multifuncional en un equipo remoto

La colaboración multifuncional es fundamental para el éxito de un equipo remoto. Desafortunadamente, según uno publicado en el estudio Revisión de negocios de Harvard El 75% de los equipos multifuncionales son disfuncionales. Vamos a repasar 5 consejos para mejorar la colaboración en un equipo remoto.

Todavía, en 2019, los contribuyentes individuales en los Estados Unidos tenían un 20 % más de probabilidades que el promedio de trabajar de forma remota a tiempo completo. Estados Unidos, en particular, está recurriendo rápidamente al trabajo remoto. Por lo tanto, con la creciente demanda y accesibilidad de los trabajadores en línea, es imperativo encontrar una manera de mejorar la colaboración entre las disciplinas de su equipo.

Estos son nuestros 5 consejos para mejorar la colaboración y la comunicación en un equipo remoto:

Directrices claras para el procesamiento de tareas

Las pautas claras para manejar las tareas del proyecto son esenciales para organizar un equipo interdisciplinario y poder trabajar juntos de manera efectiva.

Los pasos organizativos simples, como la codificación por colores de las tareas en la aplicación de su equipo según la propiedad o las habilidades requeridas, y la asignación de subtareas a miembros individuales del equipo, ayudan a todos a saber en qué tareas enfocarse.

Además, también debe tener un sistema que todos sigan para anotar la prioridad y la fecha límite de cada tarea. Esto ayuda al equipo a trabajar en conjunto en tareas clave para garantizar que el progreso no se detenga.

Del mismo modo, haga que todos los miembros de su equipo se acostumbren a actualizar las tareas con el último progreso y marcar las tareas como en progreso cuando comiencen. Esto ayuda a fomentar un enfoque más proactivo de la colaboración al mantener a los miembros del equipo actualizados sobre en qué están trabajando sus colegas.

Chanty proporciona a cada miembro del equipo fuentes personalizadas para sus mensajes y tareas, lo que facilita la priorización de la carga de trabajo de cada individuo mientras los mantiene actualizados sobre otras tareas que pueden requerir sus habilidades.

Asegúrese de que todos comiencen su día con tareas y prioridades claras y estén al tanto del progreso de sus colegas para que puedan trabajar de manera más eficiente y colaborar. Saltar entre tareas puede costar hasta un 40% de la productividad diaria de tu equipo por lo tanto, una priorización clara puede tener beneficios significativos.

Amplíe sus métodos de comunicación

Su equipo no puede trabajar en conjunto si no pueden comunicarse de manera efectiva. El 30% de los proyectos fracasan por mala comunicación. Hay una variedad de métodos que los equipos remotos pueden usar para mantenerse en contacto. Éstos incluyen:

Aplicaciones de chat en equipo

Las aplicaciones de mensajería empresarial son cruciales para las discusiones y actualizaciones diarias que mantienen un proyecto funcionando sin problemas. Además de las funciones de mensajería privada y grupal, las aplicaciones de chat en equipo ofrecen una variedad de herramientas e integraciones para ayudarlo a administrar tareas y programar el trabajo.

Estas funciones pueden ayudar a los miembros de su equipo a tomar la iniciativa para organizar la colaboración creando tareas ellos mismos e invitando a colegas a realizarlas. Por ejemplo, Chanty permite a los usuarios convertir cualquier mensaje en una tarea, lo que permite que la discusión y la retroalimentación fluyan sin problemas en tareas colaborativas.

VoIP y videollamadas

VoIP y las videollamadas pueden tomar demasiado tiempo como canales de comunicación diarios, pero en discusiones críticas y reuniones cara a cara, pueden permitir que los miembros del equipo se comuniquen más claramente y se entiendan mejor a través del tono de voz y las expresiones faciales.

La capacidad de tomar capturas de pantalla y compartir una pantalla a través de videollamadas es una importante herramienta de colaboración que permite a los miembros del equipo demostrar visualmente las características, los cambios y los comentarios al resto del equipo.

Cuando habla y ve al colega con el que se está comunicando, es más fácil transmitir su punto de vista. El 87% de los teletrabajadores se siente más conectado con su equipo gracias a las videoconferencias.

Enviar mensajes de texto

Los mensajes de texto son muy útiles para enviar alertas, actualizaciones y recordatorios importantes a su equipo. En un estudio de la Universidad Estatal de Virginia Occidental, fueron participantes 4 veces más probable prefiere recibir actualizaciones y notificaciones importantes a través de SMS.

A través de Programación de mensajes importantes y al integrar una aplicación de SMS con sus otras herramientas de productividad, puede asegurarse de que los miembros del equipo no se pierdan un mensaje importante. Para no invadir la privacidad de los empleados en un equipo remoto, asegúrese de usar una aplicación de SMS que tenga en cuenta automáticamente las zonas horarias al programar mensajes.

Cada canal de comunicación ofrece beneficios únicos, así que asegúrese de aprovechar cada uno de sus puntos fuertes.

Crear oportunidades para el trabajo en equipo.

Mejorar la colaboración en un equipo remoto requiere la programación proactiva de reuniones y discusiones entre las diferentes disciplinas de su equipo. Además de abrir discusiones grupales en su aplicación de chat para resolver problemas específicos o trabajar en tareas, proporcione actualizaciones semanales sobre el progreso del proyecto.

Anime a los miembros del equipo a hacer lo mismo y actualice al equipo con sus hitos y obstáculos. Esto hace que sea más fácil para los empleados identificar dónde un colega necesita ayuda e intervenir antes de que el proyecto se retrase. A breve reunión de control semanal con su equipo ayuda a su equipo a mantenerse motivado y evitar retrasos.

Un canal de chat fuera de tema también es importante en un equipo remoto para que los empleados puedan establecer relaciones entre ellos, lo que puede afectar su disposición a compartir ideas y comentarios. El aislamiento puede ser un gran desafío de comunicación para los trabajadores remotos, por lo que fomentar conversaciones amistosas también es importante para mantener un equipo saludable y productivo.

Premiar los hitos y objetivos alcanzados en cada proyecto

Los objetivos e hitos gratificantes ayudan a desarrollar el espíritu de equipo al darles la oportunidad de reconocer y felicitar el trabajo y los logros de los demás.

A todos les gusta recibir reconocimiento por sus esfuerzos, además de aumentar la moral y la productividad, y esto también ayuda a los miembros del equipo a ver cómo su trabajo encaja en el panorama general.

Además, las personas tienen más confianza para contribuir en las discusiones grupales, lo que permite que el equipo se beneficie más de sus habilidades y perspectivas. Si bien no siempre puede poner en práctica todas las sugerencias, dejar en claro que valora los aportes de todos hará que los miembros del equipo compartan sus ideas con más frecuencia.

Los equipos que se comunican efectivamente son 4,5 veces más probable retener a sus mejores empleados.

Programación de citas en un equipo remoto

Los equipos remotos te dan acceso a talentos de todo el mundo, pero también debes tener en cuenta las zonas horarias. En un equipo pequeño, una diferencia horaria de 10 horas entre los miembros del equipo puede ser un gran asesino de la productividad cuando su trabajo requiere muchos comentarios o aportes de otros miembros del equipo.

Dondequiera que se encuentren los miembros de su equipo, intente coordinar al menos algunas horas de superposición entre las horas de trabajo de los miembros del equipo. De lo contrario, los miembros del equipo podrían esperar hasta su próximo día laboral para obtener una respuesta a cada uno de sus mensajes.

En una tarea o proyecto interfuncional, esto puede dar lugar a que incluso tareas sencillas tarden mucho más de lo debido.

En un equipo global, celebrar reuniones o discusiones grupales puede significar que alguien deba levantarse temprano o asistir a la reunión tarde en la noche. Hasta cierto punto, este es un sacrificio necesario, pero no espere que sus empleados en zonas horarias remotas hagan ese sacrificio cada vez.

Esto puede hacer que se sientan tratados injustamente o que se sientan como un miembro menos valioso del equipo, lo que los hace menos dispuestos a compartir ideas y colaborar.

La tecnología puede brindarle acceso a su equipo las 24 horas del día, los 7 días de la semana, pero puede que no sea una buena idea usarla de esa manera. Cuando los miembros de su equipo sienten que están en línea y pueden responder en cualquier momento, es posible que les resulte difícil relajarse y recargar energías.

Según una encuesta de Buffer de 2019 Desconectarse después del trabajo es el mayor desafío al que se enfrentan los trabajadores remotos.

Conclusión sobre los 5 consejos para mejorar la colaboración en un trabajo remoto

Hay muchas maneras de mantener a un equipo remoto enfocado y trabajando juntos en un proyecto. Mejorar la colaboración implica proporcionar las herramientas para comunicarse de manera efectiva en cualquier situación, establecer expectativas y responsabilidades claras y crear un entorno que fomente y apoye la comunicación y el debate abiertos al reconocer y recompensar los logros.

Evite los posibles problemas de eficiencia de un equipo global programando las horas de su equipo para comunicarse y asegurándose de que todos sientan que están siendo tratados de manera justa para evitar la desmotivación.

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