5 Componentes para una comunicación eficaz dentro de un equipo

A todo gerente de proyecto le gustaría conocer el secreto de un equipo ideal. De hecho, cada uno ve a su equipo perfecto a su manera. ¿Existe una regla organizativa única que sería útil para cualquier entorno colaborativo que lo necesite? Probablemente no. Sin embargo, aún es necesario comprender cómo es el equipo, cómo funciona y por qué exactamente cierto método de trabajo es efectivo. Para ayudar con esta meta, te presentamos 5 componentes para una comunicación eficaz.

Sin duda, la comunicación juega un papel importante en la organización de un flujo de trabajo fluido. En este artículo intentaremos desvelar 5 componentes de la comunicación en equipo y cómo influyen positivamente en el trabajo colaborativo.

1) Tener objetivos claros es una característica de los buenos equipos

En primer lugar, para identificar estrategias para una comunicación eficaz del equipo, se debe hablar de los objetivos. Algunas personas van a trabajar para ganar dinero y no hay nada de vergonzoso en ello. Ya sea que una persona trabaje sola o en equipo, el objetivo inicial de cada empleado es que le paguen.

Sin embargo, hay más que dinero.

A las personas les gustaría mejorar sus habilidades en la industria elegida, crecer profesionalmente, lo que también puede ser una meta personal.

¿Y cómo se relacionan las metas personales con el trabajo en equipo? Teniendo en cuenta que cada miembro de un equipo tiene objetivos personales, si no existe un objetivo común, el trabajo se hará extremadamente mal. Cada uno perseguirá sus propios objetivos olvidándose de en qué está trabajando todo el equipo. La calidad del trabajo será cada vez peor en este caso. Además, pueden surgir conflictos basados en desacuerdos, y eso puede destruir por completo al equipo y al proceso de trabajo en su conjunto.

Para evitar malentendidos en el equipo, aumentando la eficiencia del trabajo y la calidad de la cooperación, es necesario establecer un objetivo claro y comprensible para todos sus miembros. Un buen objetivo que sea capaz de unir y mejorar la calidad del proceso de trabajo tiene dos cualidades obligatorias:

No contradice los objetivos personales de los participantes;
Conduce necesariamente a la mejora del producto.
El objetivo del proyecto no debe ir en contra de las necesidades de los miembros del equipo. Entonces, si lleva 12 horas seguidas o más trabajar en un proyecto, es una mala meta. El trabajo por el hecho de trabajar no mejora el producto, además, un horario sobrecargado obligará al equipo a considerar otro trabajo. Encuentre un compromiso entre lo que se esfuerzan los miembros del equipo y lo que es bueno para el producto. Para este propósito, su equipo trabajará de manera mucho más fluida y puede evitar muchos problemas durante el proceso de desarrollo.

2) ¿Un equipo perfecto implica un liderazgo compartido?

Ahora, acerquémonos a la comunicación en el equipo. ¿Cuáles son los componentes más importantes del trabajo en equipo que aún no hemos mencionado? Si el objetivo es la base de la comunicación en un equipo, entonces la responsabilidad de su calidad recae en el líder del equipo.

Se cree que en cualquier caso solo puede haber una persona responsable. La razón es que si asignas una tarea a varias personas, ninguna de ellas se sentirá responsable de eso, ya que hay otra persona que también tiene que realizar ese trabajo. Como resultado, la tarea es lenta, los plazos están vencidos.

Sin embargo, hay otra cara de la moneda. Un líder puede imponer la opinión del equipo y los métodos para resolver problemas, y también puede establecer las metas del equipo por encima de las de los demás. Como puede ver, en ambos casos puede enfrentar una serie de problemas.

¿Qué puede hacer para establecer una comunicación de equipo efectiva en tal caso? En primer lugar, es necesario comprender que la responsabilidad debe provenir de los motivos internos de un empleado y no ser impuesta por las autoridades. Este es el secreto del liderazgo efectivo en el equipo. Las decisiones se toman después de la discusión y la interacción entre ellos, y el liderazgo pasa al que tiene más experiencia en un área determinada. Resulta que la mejor forma de liderazgo en el equipo es un liderazgo situacional. En este caso, los participantes pueden comunicarse cómodamente y cooperar entre sí aumentando la eficiencia de su trabajo.

Existe una distribución natural de roles en un equipo con una comunicación debidamente establecida. Los miembros del equipo conocen las experiencias y habilidades de los demás y lo tienen en cuenta al asignar tareas y roles. Al mismo tiempo, la calidad del trabajo está mejorando y los miembros del equipo se sienten necesarios y liberan su potencial en el trabajo.

Asimismo, una sana comunicación en equipo se caracteriza por compartir experiencias entre los participantes del proyecto. Algunas empresas organizan eventos especiales para eso, otras permiten dicha comunicación directamente durante el trabajo. La base de este enfoque es la adecuación y el deseo de ayudar a los compañeros de equipo, no solo para demostrar que uno sabe todo mejor. El trabajo conjunto y la asistencia mutua ayudan a establecer un clima favorable en el equipo.

3) Valores y comunicación efectiva entre los miembros del equipo

La comunicación es posible solo cuando las personas pueden escuchar a alguien más además de ellos mismos. En el flujo de trabajo, la comunicación es una necesidad, por lo que es importante que las personas se entiendan y puedan llegar a un acuerdo mutuo. Para maximizar la facilidad de comunicación en el equipo y evitar conflictos, es necesario evitar la distorsión de los valores del equipo.

El principal valor del trabajo en equipo es la comunicación misma. Hay cosas que no se pueden hacer solo, y el trabajo en equipo es solo una de ellas. Al mismo tiempo, recuerde que sus propios intereses, puntos de vista, opiniones sobre el proyecto o ideas para su mejora son valores secundarios. La comunicación siempre está en primer lugar para un equipo, mientras que un producto es primordial para un proyecto. La falta de comunicación del equipo genera estancamiento, pérdida de concentración, conflictos desagradables, desmotivación y fatiga. Por lo tanto, la importancia de la comunicación del equipo es evidente aquí.

¿Cómo derrotar tales consecuencias de la falta de comunicación? Otro valor importante en el equipo es el respeto. Todos pueden decir lo que piensan y todos quieren ser escuchados y vistos. No permita situaciones en las que la decisión se tome sin una consideración cuidadosa de otros puntos de vista. Hablar, discutir, experimentar y apreciar la contribución de cada participante.

4) Compromiso, retroalimentación y otros elementos clave de equipos altamente efectivos

La principal fortaleza del equipo es que cada miembro puede obtener ayuda y apoyo en cualquier momento. El equipo no solo nos ayuda a dividir proyectos complejos en partes y ejecutarlos a mayor velocidad, sino que también hace que el trabajo de cada empleado sea más eficiente. Si consideramos todas las categorías de equipos efectivos por separado, veremos cuántos momentos positivos nos brinda el trabajo en equipo:

  • Reconocimiento. Cada miembro del equipo sabe que es importante, necesario y también entiende la contribución de otros participantes a la causa común.
  • Positividad. El equipo está decidido a superar las dificultades y hacer lo que les gusta.
  • Retroalimentación. No hay lugar para el silencio en el proyecto. Todos deben expresar libremente su opinión. La crítica constructiva es bienvenida, pero también vale la pena sugerir cómo resolver el problema. Compartir experiencias es también una parte importante e integral del proceso de trabajo.
  • Confianza. Todos los procesos del proyecto son transparentes y todos tienen acceso a la información que necesitan. Ninguno de los miembros del equipo se hace daño entre sí para su propio beneficio y reconocimiento. Se tienen en cuenta las necesidades de los trabajadores, por lo que no es necesario que oculten nada.
  • Apoyo. Cada persona necesita comunicación y apoyo. Dado que las personas pasan una parte considerable de su tiempo en el trabajo, necesitan poder encontrar apoyo allí, si es necesario.

Cuando hablamos de cuáles son los cinco componentes de la comunicación en equipo, es necesario mencionar tales rasgos de relación eficiente en los equipos:

  • Claridad en el juicio
  • Buenas habilidades para escuchar
  • Honestidad
  • Compromiso
  • Significado

En nuestra opinión, estos son precisamente cinco elementos del trabajo en equipo efectivo. ¿Y qué pasa cuando un equipo tiene ciertos problemas de comunicación? En este caso, podemos enfrentarnos a:

  • Sobrecarga de información
  • Confusión
  • Comunicación vacía
  • Posición defensiva de los miembros del equipo.
  • Disputas y conflictos

Incluso si encuentra algo mencionado anteriormente, no es motivo para sentirse desesperado. Cualquier equipo puede llegar a ser efectivo. Para ello sólo se requiere la conciencia del problema y el deseo de cambiar para mejor.

5) Herramientas útiles para configurar un entorno de trabajo

Como ya se han considerado los 5 componentes principales del trabajo en equipo, veamos las herramientas necesarias para impulsar la comunicación en su equipo. Hoy en día, el mercado de aplicaciones para la organización eficaz de la comunicación es bastante amplio. Esto permite que cualquier organización encuentre una solución adecuada para un proyecto en particular y personas específicas. No obstante, para simplificar la búsqueda y dar una primera idea de qué programas existen en el mercado y qué prestaciones ofrecen, a continuación haremos una breve descripción de los mismos. Estas herramientas serán un buen complemento para los cinco componentes de comunicación del equipo mencionados anteriormente.

Chanty

Chanty es un simple mensajero que utiliza IA para aumentar considerablemente la productividad de la comunicación del equipo. Sus desarrolladores afirman que la aplicación funciona como si te diera tres horas extra al día. Además, proporciona un historial de mensajes ilimitado, uso compartido de archivos simple a través de archivos adjuntos y una interfaz de arrastrar y soltar, búsqueda potente y herramientas de comunicación organizadas: ¡todo es gratis! La seguridad, el acceso directo a sus compañeros de equipo y la colaboración divertida en equipo ahora se pueden poner en su bolsillo, ya que Chanty también está disponible en dispositivos iOS y Android.

Bitrix24

Bitrix24 es un conjunto gratuito de diferentes herramientas de colaboración. Cada herramienta está optimizada para brindar unidad en su empresa. La suite consta de más de 35 instrumentos. Como herramienta de colaboración todo en uno, reúne instrumentos para la comunicación, la gestión, el servicio de asistencia, el aprendizaje, etc. La aplicación es gratuita, pero si desea actualizar la solución y obtener aún más funciones, existen planes pagos con más beneficios.

Slack

Slack es principalmente una aplicación de mensajería que conecta a los miembros del equipo donde sea que necesiten estar. Uno puede preguntarse, ¿por qué el equipo necesita otro mensajero? La mensajería constante es una de las estrategias para una comunicación eficaz del equipo. El hecho es que esta aplicación le permite configurar tanto una correspondencia grupal como individual. Una serie de configuraciones flexibles y amplias capacidades de aplicación lo hacen popular entre otras alternativas de Slack.

Zoom

Zoom es una de las mejores aplicaciones para videoconferencias y conferencias web. Su versatilidad bate todos los récords: puedes usar la aplicación en cualquier dispositivo. Esto hace posible trabajar sobre la marcha, así como acceder a las conferencias desde cualquier dispositivo disponible. El uso de la aplicación es totalmente gratuito, pero también existen versiones de pago con funciones mejoradas. El costo no supera los $ 20 por mes, mientras que las oportunidades son amplias. Actualmente, más de 350.000 empresas en todo el mundo lo utilizan a diario.

RedBooth

RedBooth es una gran solución para la gestión eficiente de proyectos, que ayuda a establecer una comunicación positiva y efectiva en un equipo. Esta solución también es todo en uno y abarca chat en tiempo real, correo electrónico, almacenamiento de archivos, administración de tareas diarias, etc. Además, tiene un diseño bastante intuitivo y puede ser accedido fácilmente por usuarios sin experiencia.

Resumen: 5 Componentes para una comunicación eficaz

La comunicación es una parte esencial de la vida en la sociedad en su conjunto. Por lo tanto, no podemos ignorar una esfera de nuestra vida como la comunicación en la organización de un flujo de trabajo efectivo. Desafortunadamente, a veces los equipos tienen dificultades para establecer una comunicación efectiva durante la implementación de los proyectos.

Sin embargo, todos los problemas pueden resolverse mediante discusiones, compromisos y la aplicación de técnicas y tecnologías modernas. Recuerda, todo está en tus manos. No tenga miedo de cambiar el clima en el equipo para mejor. En este artículo, tratamos de recopilar información que lo ayudará a encontrar la manera de mejorar la comunicación en el trabajo. Esperamos que le ayude a resolver sus problemas y le haga la vida más fácil.

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