4 consejos para reuniones más cortas (sin perder productividad)

El éxito de una empresa se logra no solo al tener objetivos y planes a largo plazo, sino también al garantizar que el flujo de trabajo diario sea eficiente y se optimice el tiempo. Por supuesto, hoy en día la satisfacción de los empleados es una parte integral de cada proceso de toma de decisiones. ¿Alguien se ha quejado alguna vez de que una reunión es demasiado corta? Hoy comentaremos 4 consejos para reuniones más cortas.

Respectivamente themuse.com, $37 mil millones se gastan anualmente en reuniones improductivas solo en los EE. UU. Un asombroso 92 por ciento de los ejecutivos admitió realizar múltiples tareas durante las reuniones. Los números solo aumentan cuando los empleados o los asistentes a la reunión trabajan de forma remota, donde otros no pueden monitorear su pantalla durante las reuniones.

Sobre todo, debe ser parte de la cultura corporativa mantener las reuniones cortas. Muestra respeto por el tiempo de los empleados y su horario. Ya sea que los miembros de su equipo tengan reuniones durante horas todos los días o solo unas pocas a la semana, use estos 4 consejos para hacer que cada una de esas reuniones sea más corta y productiva:

1. Ten una agenda y apégate a ella

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No se limite a tener una agenda. Tener buena calidad con metas claras. Al final de la reunión, tenga claro lo que quiere lograr. Consulte con todos los demás equipos/terceros según sea necesario para establecer objetivos claros y factibles. Como una cuestión de hecho, Forbes recomienda pasar el doble de tiempo con el agenda según lo considere necesario para aclarar los objetivos y comprender realmente los puntos tratados.

Haga que sus agendas de reuniones estén disponibles para que todos los empleados contribuyan, tal vez en el calendario donde invita a la reunión. Al solicitar la opinión de sus asistentes, les da el poder de establecer la agenda. Esta responsabilidad también ayudará a los compañeros de equipo a cumplir con la agenda si en algún momento se desvía del tema.

Si le resulta difícil simplificar una gran cantidad de material, divida la reunión en varias sesiones. Pregúntese si cada miembro de la reunión es necesario para cada tema de su agenda. Asigne tiempo a cada elemento de la agenda que dedicará y apéguese a él estrictamente. Puede sentirse forzado y estricto al principio, pero se vuelve muy natural con el tiempo.

2. Empodera a tus empleados

Las reuniones más eficientes tienen que ver con tomar y confirmar decisiones. Si ya tiene una agenda sólida, los asistentes a la reunión ya deberían saber exactamente qué esperar de la reunión y cuáles son los próximos pasos para la acción. Esto no solo permite una sana transparencia entre usted y sus empleados, sino que también significa que los empleados pueden llegar a la reunión completamente preparados, ahorrando aún más tiempo (o más reuniones).

Intente sacar una página del Manual de aprendizaje invertido: Proporcione a los participantes acceso a la notas de la reunión, agenda y cualquier documento que revisará en la reunión, y anime a todos a asistir a la reunión con sus preguntas. Cuando todos estén listos para discutir los problemas, pasará menos tiempo introduciendo nuevos conceptos y más tiempo abordando los problemas reales.

Para un mayor empoderamiento, brinde a los empleados la oportunidad de plantear un problema, especialmente cuando esté claro que la discusión descarrilará la agenda. Los empleados que son más flexibles se sienten más responsables de su trabajo y de los temas de las reuniones, y también asumen más responsabilidades fuera de las reuniones. Cuando los empleados tienen la oportunidad de dejar un problema a un lado para otro momento, se sienten empoderados.

A veces, es posible que sus compañeros de trabajo no tengan mucho que decir sobre un tema determinado o que necesiten investigar un poco antes de seguir discutiendo. Trate de ponerlos en control y ahorre más tiempo para concentrarse en temas que valen más la pena en la reunión actual.

3. Honra el tiempo de todos

Todos deben llegar a tiempo, sin excepciones. No hay necesidad de penalizar a los que llegan tarde ya que ocurren accidentes, pero respete el tiempo de aquellos que llegaron a tiempo al continuar o reprogramar la reunión.

Verbalice su decepción cuando un empleado llega tarde a una reunión. Comience las reuniones a tiempo, ya sea que todos estén presentes o no. Llegar tarde no tiene por qué ser un delito penal, pero alienta a los empleados que valoran la puntualidad con el buen comportamiento.

Por supuesto, la mejor manera de reforzar el buen comportamiento es recompensarlo. Esto se puede hacer a través de diversas formas de elogio, reconocimiento y aprecio, ya sea en privado o en público. Al comenzar las reuniones a tiempo de manera consistente, obtendrá una reputación de puntualidad y los empleados se afirmarán, lo que ayuda a construir una cultura de reunión positiva.

También es importante terminar las reuniones a tiempo. Programa reuniones para que duren la mitad del tiempo que creas necesario. Alentará a los participantes a participar en conversaciones triviales y superficiales.

 

4. Aprovecha tu tecnología

Las conversaciones fuera del tema pueden comenzar sin causar daño, y la mayoría de nosotros somos culpables de iniciar una de vez en cuando. Intente cronometrar la agenda detallada de su reunión presentación para hacer avanzar rápidamente la conversación.

Todos los participantes en la reunión deben tener acceso a la presentación, para que todos los participantes sepan a qué ritmo se está moviendo. Ya sea en una pantalla en la sala de reuniones, en un Hangout o videoconferencia, o en la computadora portátil de cada participante.

La tecnología también es útil, si no esencial, cuando se reúne con trabajadores remotos. Haga que los trabajadores remotos se sientan bienvenidos al incluir a todos en la videoconferencia. Preste especial atención a las herramientas de colaboración en equipo. Tenga en cuenta las preguntas: los trabajadores remotos pueden estar menos dispuestos a unirse a la conversación porque no están en la misma habitación.

Comparta cualquier material de presentación o agenda con participantes distantes con anticipación para que puedan seguirlo. Y asegúrese de finalizar las reuniones a tiempo para que los trabajadores remotos puedan pasar de una reunión a otra; esto también se aplica a las conversaciones uno a uno.

La tecnología también ofrece la oportunidad de mayores niveles de interactividad y participación de los participantes. Utilice su software de mensajería, su software de gestión de proyectos y cualquier cantidad de aplicaciones gratuitas de seguimiento del tiempo en línea para desarrollar buenos hábitos de reunión y mantenerse al día durante las reuniones.

Conclusiones de los 4 consejos para reuniones más cortas

La mayoría de los empleados encuentran aburridas las reuniones. Los gerentes se quejan de su ineficacia, lo que a menudo conduce a más reuniones. Reducir los tiempos de reunión y las reuniones en general aumenta la satisfacción de los empleados, no solo para sus empleados y socios, sino también para usted. ¿Se te ocurre alguno más?.

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