10 herramientas imprescindibles de Microsoft Teams para tu empresa

Microsoft Teams es una solución que ofrece muchas funciones más allá de promover la comunicación entre colegas. Por ejemplo, ¿sabía que existen herramientas de Microsoft Teams para transmitir contenido de video de varias fuentes de manera segura?. Hoy te contamos sobre 10 herramientas imprescindibles de Microsoft Teams.

Si es nuevo en Teams o está ocupado administrando el servicio, se le perdonará que no conozca todas las características que podrían mejorar su negocio.

Cuanto más rápido introduzca las herramientas más importantes de Microsoft Teams en su empresa, más rápidos serán los procesos y la comunicación será más eficiente.

En esta publicación, analizamos las herramientas más útiles de Microsoft Teams.

Aquí hay un desglose de los temas que cubriremos:

  • ¿Por qué Microsoft Teams?
  • ¿Por qué necesita herramientas específicas en una aplicación como Teams?
  • 10 herramientas imprescindibles de Microsoft Teams

¿Por qué Microsoft Teams?

Microsoft Teams es una plataforma de comunicación diseñada para brindarle una manera fácil de comunicarse, al estilo de programas como Slack o Zoom Chat.

El uso de Teams aumentó a más de 145 millones de usuarios activos diarios en 2021, ya que el COVID-19 hizo que el trabajo remoto fuera una necesidad.

La interfaz fácil de usar, la integración con Microsoft 365 y las herramientas de Microsoft Teams lo convierten en una buena alternativa a otras soluciones de colaboración en equipo.

¿Por qué necesita herramientas adicionales en una aplicación como Teams?

En sí mismo, Teams es un software basado en la nube que facilita la comunicación, pero además integraciones de equipos ayudan a proporcionar una función más completa.

Las características como la transmisión de video, la creación de turnos, la asignación y la programación de reuniones lo ayudan a usted y a su equipo a evitar múltiples aplicaciones cuando una sola aplicación centralizada (Teams) puede hacer el trabajo.

Una gran ventaja es la posibilidad de sincronizar Microsoft Teams con Google Calendar, a través de un complemento que se instala en Google Workspace.

10 herramientas imprescindibles de Microsoft Teams

1 – Uso compartido de archivos

El uso compartido de archivos es una función estándar para las aplicaciones de comunicación en equipo, pero Microsoft Teams hace algunas cosas de manera diferente.

Teams tiene un límite de tamaño más alto que otras soluciones como Slack. Teams le permite cargar hasta 15 GB de datos.

Otra área en la que sobresale Teams es la reproducción de video en línea.

Cuando subes un video, se puede ver inmediatamente en la aplicación.

También hay colaboración integrada para archivos de Office. Entonces, si su equipo está trabajando en Excel, PowerPoint, Word o Visio, cualquier persona con los permisos adecuados puede ver o editar archivos sin salir de la aplicación.

Uso compartido de archivos de Microsoft Teams

2 – Planificador de reuniones

Teams tiene una integración integrada con Microsoft Exchange. Entonces, si programa una reunión en Outlook, será visible en Teams.

La herramienta de programación de Teams es similar a la de Outlook. La creación de una reunión se puede realizar en la aplicación de escritorio o en un navegador.

Al programar una reunión, el sistema tiene una pestaña especial para información de disponibilidad. Esto coincide con el calendario del destinatario para determinar si el asistente está disponible para las reuniones.

Una vez creada la reunión, los asistentes pueden responder a la solicitud de reunión enviada desde el buzón del organizador.

3 – Capas

Microsoft solía administrar la programación del equipo a través de una aplicación llamada Microsoft StaffHub. Esto se retiró en junio de 2020.

Microsoft Shifts, una aplicación de gestión del tiempo, los reemplazó.

Los líderes del equipo hacen clic en la pestaña Turnos en Teams, luego hacen clic en Seleccionar horario de equipo o Crear nuevo horario.

Una vez creados, Teams los coloca en una lista que puede ver o editar según sea necesario. Turnos es móvil primero, lo que significa que cuando los gerentes realizan cambios, las notificaciones se envían a los dispositivos preferidos.

Los miembros del equipo también pueden ver quién más está programado y solicitar un cambio de horario u ofrecer turnos si es necesario.

Debido a que está alojado en la nube, todo se administra en tiempo real, incluidos los aspectos de planificación, como las solicitudes de vacaciones.

Cambios en los equipos de Microsoft

4 – Barra de búsqueda avanzada

La búsqueda está disponible en muchas aplicaciones de comunicación de equipos como Slack, pero Microsoft Teams se destaca por la búsqueda avanzada, que ofrece una funcionalidad similar a la de competidores como Google Chat.

Use Ctrl o cmd+F para buscar información diversa en sus canales.

A diferencia de otras soluciones, la misma barra de búsqueda también se puede usar para encontrar la aplicación específica que está buscando.

Por ejemplo, si está buscando un archivo de Excel específico, buscar por nombre de archivo también le permite abrir la aplicación y el archivo directamente desde el cuadro de búsqueda.

También puede realizar acciones como cambiar su estado de presencia desde esta barra de búsqueda.

Búsqueda global de equipos de Microsoft

5 – Stream de Microsoft

La ventana principal de Teams tiene pestañas en la parte superior. Estas pestañas son donde selecciona varias herramientas de Microsoft Teams y las agrega a su ventana de Teams.

Streams es otra herramienta de Microsoft Teams que no requiere descarga.

Agregue la pestaña, asígnele un nombre y agregue una URL que se vincule a un video o canal de Microsoft Stream. Estos enlaces se encuentran en el sitio web de Microsoft Stream y se pueden copiar una vez cargados con el botón Compartir.

Cuando se carga la URL, cualquier persona con permiso para usar su instancia de Teams puede reproducir el video en la pestaña que creó.

Muchas empresas utilizan ayuntamientos y presentaciones pregrabadas para mantener informados a sus empleados. Esta característica proporciona una manera fácil de acceder a este contenido de video desde el mismo lugar donde se asignan.

Corriente de Microsoft

6 – Intune para Microsoft 365

La gestión de datos móviles es fundamental para cualquier aplicación, ya que gran parte de los negocios modernos se realizan en teléfonos inteligentes y tabletas.

Al menos el 38% de las empresas tienen empleados que trabajan de forma remota y esto, según algunos informes, contribuye a una mayor productividad.

Intune para Microsoft 365 es una herramienta de Teams que puede usar para administrar las capacidades móviles de su organización. Con Intune, usted decide el nivel de adopción móvil en su organización y ajusta características como el acceso condicional para restringir el acceso a partes específicas en dispositivos sancionados específicos.

El acceso condicional es una de las funciones más útiles porque permite a los invitados acceder a las funciones de Teams a través de dispositivos móviles mientras protege cualquier información confidencial que desee proteger.

Intune tiene tres niveles de configuración de protección de aplicaciones que garantizan que las aplicaciones estén protegidas con PIN, el borrado selectivo de datos esté disponible, los datos estén cifrados y se evite la fuga de datos entre dispositivos.

Una herramienta como esta facilita garantizar que las aplicaciones y los dispositivos cumplan con las políticas de la empresa en cuanto a cumplimiento y cifrado.

microsoft intune

7 – Wiki

Wiki le permite almacenar información importante sobre sus proyectos. Esta herramienta está disponible como una aplicación predeterminada en Teams, por lo que está lista para usar tan pronto como cree un canal para su equipo.

Al igual que Wikipedia, Wiki actúa como una base de conocimiento. En lugar de presentarle a su equipo información general sobre varios temas, las entradas de wiki brindan información específica sobre un proyecto en curso o completado.

Esto proporciona un tipo de guía que su equipo puede usar para resolver problemas.

Incluso puede usar la aplicación para cerrar la brecha entre dos equipos independientes: los resultados y los datos de un equipo pueden ayudar a optimizar los procesos para otro equipo que trabaja en un proyecto similar.

8 – Karma

Microsoft Teams Karma le ofrece la oportunidad de reconocer a los miembros de su equipo. Karma es una herramienta de Microsoft Teams que facilita las cosas a los gerentes.

Cuando un miembro del equipo se distingue, el gerente @menciona para el karma, otra @mención para el nombre del miembro del equipo, ingresa ++ y proporciona una razón para el reconocimiento.

Una vez hecho esto, se genera una tarjeta y se le suman puntos de karma al empleado. Una cadena podría verse así:

@Karma @Johnsmith ++ Hizo un gran trabajo cumpliendo con los requisitos del cliente

Karma también te permite establecer recompensas.

Hay un Karma Feed y un Karma Report.

También establecen un conjunto de valores de la empresa para que se pueda rastrear el karma recompensado.

¿Un empleado ha hecho un excelente trabajo en equipo? ¿Él o ella comunicó bien las necesidades del negocio?

Esta herramienta de Microsoft Teams facilita el seguimiento de las áreas en las que sobresalen los empleados.

karmabot

9 – Planificador

Microsoft Planner es una herramienta que puede usar para organizar tareas para su equipo. En Planner, asigna tareas específicas a los miembros del equipo en productos como Wrike, Asana o Trello. Verificar el progreso del proyecto y las tareas de microgestión requiere poco esfuerzo.

Esta aplicación predeterminada no requiere descarga para los usuarios de Teams. La creación de nuevos planes es sencilla y el sistema brinda a los usuarios la posibilidad de utilizar los planes existentes si es necesario.

Cuando crea un nuevo plan, los miembros del equipo involucrados reciben información sobre el proyecto, lo que facilita mucho la navegación.

Dentro del plan, crea elementos de trabajo para cada miembro del equipo y la interfaz de usuario le permite establecer fechas de vencimiento, reasignar tareas o agregar miembros para ayudar a completar tareas fijas.

programador de Microsoft

10 – Mio

Mio lo ayuda a organizar conversaciones realizadas en otras herramientas de colaboración como Slack o Webex.

Los canales universales le permiten permanecer en Microsoft Teams y chatear con sus contactos comerciales externos como si fueran un colega, incluso si están usando una aplicación diferente.

Mensaje de Microsoft Teams a Slack

Si está familiarizado con Slack, los canales universales son como los canales compartidos de Slack, pero multiplataforma.

Si usa Microsoft Teams, permanezca en Microsoft Teams, invite a contactos que usen otras aplicaciones a su canal universal y chatee con ellos en su plataforma preferida.

Los canales universales admiten las siguientes características para habilitarlos mejor colaboración entre empresas:

  • Mensajes básicos
  • hilo de mensajes
  • Cargas de archivos
  • editar mensajes
  • eliminar mensajes
  • emoticonos
  • gifs

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